5 Vorteile der Anruf- und Voicemail-Transkription für Support-Teams

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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Die KI-gestützten Funktionen zur Anruf- und Voicemail-Transkription von Aircall können Ihre Supportarbeit revolutionieren und Audios schon innerhalb von Minuten nach einem Anruf oder dem Erhalt einer Voicemail in Text umwandeln. Dadurch hat Ihr Support-Team immer die benötigten Informationen zur Hand und kann Kundinnen und Kunden einen deutlich besseren Service bieten. 

Schließlich sind Ihre Kundinnen und Kunden der Schlüssel zum Erfolg Ihres Unternehmens. Dank der Anruf- und Voicemail-Transkription benötigen Ihre Support-Teams weniger Zeit für Mitschriften, Notizen oder das Anhören von Aufnahmen und können sich stattdessen darauf konzentrieren, Ihren Kundinnen und Kunden den bestmöglichen Support zu bieten. Nachfolgend finden Sie fünf der wichtigsten Vorteile, die die Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen Ihren Support-Teams bieten können. 

Vorteile der Anruf- und Voicemail-Transkription für den Support

Verbesserte Erlebnisse für Kundinnen und Kunden

Funktionen zur Anruf- und Voicemail-Transkription können das Erlebnis Ihrer Kundinnen und Kunden verbessern, da Ihr Support-Team erheblich mehr Zeit hat, sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren. Außerdem ist es für Support-Teams einfacher, die Transkriptionen zu durchsuchen und die Aufzeichnungen zu organisieren, als sich auf der Suche nach einer wichtigen Information stundenlang Audiodateien anzuhören. Da die Mitarbeitenden alle benötigten Informationen schneller finden können, lassen sich die Wartezeiten verkürzen. Zudem kann so auch die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden insgesamt erhöht werden. 

Optimierte Workflows

Ohne die richtigen Hilfsmittel benötigt Ihr Support-Team möglicherweise Stunden für die Transkription von Anrufen und Voicemail-Nachrichten. Mit den Transkriptionsfunktionen von Aircall lässt sich der Zeitaufwand für das Gesprächsprotokoll von Anrufen erheblich reduzieren. So kann Ihr Support-Team einen Schritt überspringen und sich direkt um die nächsten Kundinnen und Kunden kümmern. Da nicht mehr jede Nachricht einzeln abgehört werden muss, ist es mit der Anruf-Transkription ganz einfach, einen Anruf kurz zu prüfen und dringende Maßnahmen und nächste Schritte zu ermitteln.

Gesteigerte Produktivität

Durch die Transkription von Anrufen und Voicemails gewinnen Ihre Mitarbeitenden Zeit zurück – und das nicht nur, wenn es um die Anrufe selbst geht. Mit den Transkriptionsfunktionen von Aircall kann Ihr Unternehmen die Einarbeitung von Teammitgliedern beschleunigen. Mit praxisorientierten Beispielen und strukturierten Wiedergabelisten können Sie die Einarbeitungszeit verkürzen und gleichzeitig erfahreneren Supportmitarbeitenden fortlaufende Schulungen anbieten.

Mehrsprachiger Support

Aktuell bietet Aircall automatische Transkriptionsdienste für Englisch, Spanisch, Deutsch und Französisch.. Ihr Unternehmen erhält damit einen mehrsprachigen Support, der das Rückgrat eines umfassenden globalen Services bilden kann. 

Analyse von Feedback von Kundinnen und Kunden

Die Transkription von Anrufen und Voicemails bedeutet nicht nur eine Verbesserung für die Kundinnen und Kunden, sondern macht auch für Ihre Mitarbeitenden einen großen Unterschied. Sie ist besonders nützlich im Hinblick auf die Analyse von Anrufen und Feedback von Kundinnen und Kunden, da Sie mithilfe von Transkriptionen herausfinden können, wo Ihre Mitarbeitenden im Support besonders gut abschneiden und wo sie Schwierigkeiten haben. Dadurch wiederum können Sie Schulungsbedarf, Produktverbesserungen und Möglichkeiten für einen besseren Service in der Zukunft ermitteln.  

So implementieren Sie die Transkriptionstechnologie für Anrufe und Voicemails im Support

All diese Vorteile können die Arbeitsweise Ihres Unternehmens zum Positiven verändern. Bei Transkriptionsdiensten für Anrufe und Voicemails gibt es allerdings zahlreiche Optionen am Markt. Wie lässt sich da die richtige finden?

Keine Sorge – wir unterstützen Sie dabei. Hier sind einige der Fragen, die Sie bei der Auswahl der richtigen Voicemail-Transkriptionstechnologie für Ihr Unternehmen berücksichtigen sollten: 

• Wofür möchten Sie die Anruf- und Voicemail-Transkription nutzen?

• Welche Funktionen sind für Ihr Unternehmen am wichtigsten? Das könnten zum Beispiel eine schnelle KI-gestützte Transkription, eine Integration mit Ihrem Telefonsystem oder ein mehrsprachiger Support sein.

• Wie viele Personen in Ihrem Unternehmen nutzen das System?

• Über welches Budget verfügen Sie?

Die Beantwortung dieser Fragen kann Ihnen dabei helfen, Ihre Optionen einzugrenzen. Es ist wichtig, zu verstehen, dass Ihr Transkriptionsdienst keine eigenständige Lösung sein sollte. Um den größtmöglichen Nutzen hinsichtlich Effizienz und Erfahrung zu erzielen, sollte die Lösung mit den im Support bereits eingesetzten Technologien verbunden werden können oder idealerweise bereits in diesen Tools integriert sein. Das gilt insbesondere im Hinblick auf Ihr Telefonsystem, da dies die Quelle Ihrer Audioaufnahmen ist.

Mit diesen Best Practices können Sie die Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen von Aircall optimal nutzen

Es liegt auf der Hand, dass Ihr Support-Team dank der Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen viel Zeit beim Niederschreiben von Anrufen einsparen kann. Doch die Vorteile gehen weit darüber hinaus. 
Befolgen Sie einfach die unten gelisteten Best Practices, um die Anruf- und Voicemail-Transkriptionstechnologie von Aircall optimal zu nutzen. 

• Verwenden Sie Anruf- und Voicemail-Transkriptionen für Schulungen: Mit den Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen erhält Ihr Unternehmen fast sofort ein Protokoll der Anrufe und Voicemails. Das schafft Transparenz hinsichtlich der Leistung Ihres Support-Teams. Nutzen Sie diese Transkripte als Beispiele aus der Praxis, um die Leistung Ihres Teams zu steigern.  

• Achten Sie darauf, was Ihre Kundinnen und Kunden sagen: Mit der Anruf- und Voicemail-Transkriptionstechnologie von Aircall wird alles, was Ihre Kundinnen und Kunden zu sagen haben, automatisch für Sie schriftlich festgehalten. So können Sie das Feedback von Kundinnen und Kunden einfach im Blick behalten, auf dringende Bedürfnisse eingehen und aus Fehlern lernen. 

• Nutzen Sie die gewonnene Zeit, um besseren Support zu leisten. Dank der Funktionen zur Anruf- und Voicemail-Transkription lassen sich die Inhalte der Aufzeichnungen leichter verstehen. Zudem kann das Durchsuchen, Finden und Organisieren von Aufzeichnungen schneller erfolgen. Das bedeutet, dass Ihr Support-Team viel mehr Zeit für produktivere Aufgaben hat – beispielsweise für die Bereitstellung eines umfassenderen Supports für Ihre Kundinnen und Kunden.  

• Behalten Sie mithilfe von Aufgabenlisten oder der Anrufliste den Überblick über Transkriptionen: Anrufe und Voicemails werden automatisch aufgezeichnet und transkribiert. Somit kann Ihr Unternehmen stets den Überblick über alle Interaktionen mit Kundinnen und Kunden behalten – und das an einem Ort. Sie können all Ihre Transkripte in Aufgabenlisten und in der Anrufliste sehen und Sie können auch nach Nummer oder Kontakt suchen, um frühere Transkripte anzuzeigen.

Sorgen Sie noch heute für eine bessere Ausgangssituation im Support

Die Vorteile der Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen von Aircall sind deutlich erkennbar. Ihr Support-Team muss nicht mehr stundenlang Notizen zu Audioinhalten machen bzw. Audiodateien anhören und kann sich stattdessen darauf konzentrieren, einen Mehrwert für Ihr Unternehmen und ein besseres Erlebnis für Ihre Kundinnen und Kunden zu schaffen. Gleichzeitig kann der mehrsprachige Support die Art und Weise verändern, wie Sie Anrufe von Kundinnen und Kunden aus der ganzen Welt verfolgen und beantworten. 

Es geht nicht nur darum, Zeit zu sparen und Ihre Betriebsabläufe zu optimieren. Ihre Anrufe und Voicemails sind eine wichtige Ressource für das Coaching. Doch es ist unmöglich, dass ein Mensch sich all diese Aufnahmen anhört. Die Anruf- und Voicemail-Transkriptionsfunktionen von Aircall transkribieren und analysieren Anrufe für Sie, sodass Sie Ihre Mitarbeitenden besser schulen und Ihren Kundinnen und Kunden erstklassige Erfahrungen bieten können.

Kurz gesagt: Die KI-gestützte Transkription ermöglicht eine höhere Produktivität, bessere globale Erlebnisse für Kundinnen und Kunden und eine schnellere Einarbeitung. Das muss man doch einfach gutheißen, oder?

Überzeugen Sie sich selbst von Aircall: Vereinbaren Sie noch heute einen Demo-Termin.

Veröffentlicht am 26. Februar 2024.