Leitfaden: Mehr Unternehmenswachstum dank sinkender Kosten einer Cloud-Telefonanlage

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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Cloudbasierte Telefonsysteme bzw. VoIP-Telefonanlagen können auf verschiedene Wege Kosteneinsparungen bewirken. Aber nur weil Sie auf eine virtuelle Telefonanlage umsteigen, bedeutet das nicht, dass Sie tatsächlich Ressourcen einsparen.

Es gibt die unterschiedlichsten Arten von VoIP-Telefonanlagen. Wenn Sie mit einem virtuellen Telefonsystem möglichst effizient Kosten einsparen möchten, sollten Sie deshalb die Bereiche identifizieren, für die Sie deutlich mehr als notwendig ausgeben. Anschließend sollten Sie Ihre Liste an potenziellen Anbietern auf alle reduzieren, die Ihnen nachweislich zu einer Kostenersparnis in genau diesen Bereichen verhelfen können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie benötigen, um den passenden VoIP-Anbieter für Ihr Unternehmen zu finden. Unabhängig davon, ob Sie zum ersten Mal auf VoIP umsteigen oder ob Sie nach einer kosteneffiziente Alternative zu Ihrem aktuellen Anbieter suchen.

Um einen tieferen Einblick in potenzielle Kostenersparnisse für unsere Kunden durch einen Wechsel zu Aircall zu erhalten, haben wir Forrester Consulting damit beauftragt, eine Total Economic Impact™ Studie durchzuführen. Die Ergebnisse der Studie stammen von einem fiktiven Unternehmen, das während dieser Studie begleitet wurde.

Für den Anfang sehen wir uns an, warum Sie mit virtuellen Telefonsystemen besser als mit einem Festnetz-Telefonsystem beraten sind, wenn Sie Telefonkosten einsparen möchten.

Kostenersparnis in den Wolken: Darum sparen Sie mit einer cloudbasierten Telefonanlage mehr als mit einem Festnetz-Telefonsystem

Der wohl offensichtlichste Grund ist, dass Cloud-basiertes Telefonieren praktisch keine Wartungskosten erzeugt.

Es gibt aber noch andere Gründe dafür, dass VoIP deutlich kostensparender als ISDN-Systeme ist, die Sie gegebenenfalls noch nicht auf dem Schirm hatten.

VoIP wird mit der Zeit immer günstiger

Die VoIP-Technologie ist mittlerweile durchaus preiswert. Und mit der Zeit werden VoIP-Telefone noch günstiger, denn laut Gartner sinken die VoIP-Kosten jedes Jahr um 3 % bis 5 %.

Wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind und besonderen Wert auf einen effizienten Umgang mit Ihren Ressourcen legen, kann das ein entscheidender Vorteil für Sie sein. Investieren Sie diese 3 % bis 5 % an anderer Stelle in Ihr Unternehmen, kann Sie das dazu befähigen, mit größeren Mitbewerbern mitzuhalten.

VoIP kostet weniger, wenn niemand spricht

Wussten Sie, dass während der Hälfte jedes Vertriebs- und Support-Gesprächs nicht gesprochen wird?

Kurze Redepausen sind kein Problem und vollkommen natürlich bei Gesprächen. Allerdings werden bei Festnetz-Telefonsystemen durchgehend Daten hin- und hergeschickt – auch wenn niemand spricht. Cloudbasierte Telefone dagegen erkennen, wenn niemand spricht und reduzieren dementsprechend den Datentransfer während der Sprechpausen.

Allein dadurch verbraucht die Festnetz-Telefonie bis zu zweimal mehr Daten als VoIP-Gespräche.

Cloud-Telefone bringen Kostenvorteile für alle Teams

Im Wesentlichen gibt es zwei Kostenquellen, die Cloud-Telefone besser als Festnetztelefone in den Griff bekommen:

• Allgemeine Kosten wie die Einrichtung, Lizenzen, Datenpakete, Anrufkosten und die Wartung.

• Opportunitätskosten, die durch unflexible Telefon-Hardware entstehen – bspw. weil Sie praktische Tools nicht integrieren können, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter weiterbilden und deren Workflows optimieren könnten.

Wenn Sie auf ein Cloud-Telefonsystem umsteigen, werden Sie zunächst von geringeren Kosten bei der Einrichtung, den Telefonaten und für Lizenzen profitieren. Diese Kostenvorteile sollten Sie sofort erleben, wenn Sie sich für ein Paket mit marktführenden Features entscheiden.

Anschließend geht es für Sie darum, Ihre Cloud-Telefonanlage klug zu nutzen, um langfristig noch mehr Kosten einzusparen.

Arbeiten Sie hierfür eng mit Ihren Betrieb-, IT-, Vertrieb- und Support-Abteilungen zusammen. Finden Sie gemeinsam bereichsübergreifend optimierungsbedürftige Workflows, sodass alle Bereiche von der Kostenersparnis profitieren können.

Ein Beispiel:

• Wie viele offen Tickets bleiben ungelöst, weil Ihr IT-Team zu beschäftigt mit der Wartung Ihrer Festnetz-Hardware ist?

• Erhält Ihr Kundensupport immer öfter schlechte Bewertungen, weil Ihre Mitarbeiter Kunden nicht schnell genug an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten können?

• Verliert Ihr Vertriebsteam Deals, die sie eigentlich abschließen müssten, weil die Konzentration und Leistung Ihrer Vertriebler von administrativen Aufgaben gebremst werden?

Bei allen diesen Szenarien entstehen Kosten, die Sie nur schwer anhand konkreter Zahlen messen können. Trotzdem wissen Sie, dass Sie hier wertvolle Ressourcen verlieren.

Es ist deutlich einfacher, Ihr Cloud-Telefonsystem so auszurichten, dass alle Ihre Mitarbeiter davon profitieren.

Erleichtern Sie Ihren Support-, IT- und Vertriebsleitern die Arbeit, indem Sie eine cloudbasierte Telefonanlage nutzen, bei dir Sie Rufnummern mit wenigen Klicks hinzufügen, verwalten und entfernen können.

Zudem sollte Ihr virtuelles Telefonsystem Ihnen weitere Kostenersparnisse ermöglichen, indem es die Performance Ihrer Mitarbeiter fördert. Funktionen wie Leistungsanalysen in Echtzeit oder die Flüster-Funktion, senken Ihre Kosten und Ihren Aufwand für die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter.

Durch die Kombination der richtigen VoIP-Telefonfunktionen stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter Verkaufs- und Support-Anrufe und Chancen rechtzeitig wahrnehmen und nutzen.

Welche Cloud-Telefon-Kosteneinsparungen kann ich erwarten?

In der Regel sollte Ihr cloudbasiertes Telefonsystem Ihre Telefonkosten um etwa 30 bis 50 % senken. Das scheint der allgemeine Konsens der Branche zu sein.

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie sich das auf die Zahlen in Ihrem Unternehmen auswirken könnte, haben wir Forrester Consulting damit beauftragt, eine Studie durchzuführen, um die potenziellen Einsparungen durch Aircall bei Unternehmen zu bewerten. 

Das sind die Ergebnisse:

• 72.403 US-Dollar im ersten Jahr

• 91.783 US-Dollar im zweiten Jahr

• 103.258 USD im dritten Jahr

Wie hoch Ihre tatsächliche Kostenersparnis sein wird, hängt von mehreren Faktoren ab.

Beginnen Sie mit niedrigen Einrichtungskosten 

Wie Sie wissen, lassen sich cloudbasierte Telefonsysteme deutlich einfacher einrichten, als traditionelle. Allerdings ist die Ersteinrichtung bei einigen cloudbasierten Telefonen schwieriger als bei anderen.

Wenn Sie bei der Ersteinrichtung Kosten sparen möchten, suchen Sie sich einen Cloud-Anbieter aus, der Ihnen die Einrichtung noch am selben Tag garantiert.

Prüfen Sie außerdem, ob Sie bei den Cloud-Anbietern, die Sie in die engere Auswahl aufgenommen haben, Ihre bestehenden Rufnummern mitnehmen können. Ist das möglich, trägt das ebenfalls dazu bei, Ihre Einrichtungskosten so gering wie möglich zu halten.

Cloud-Kostensenkungen langfristig ausrichten

Dieser Punkt ist für ambitionierte kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) besonders wichtig. Auf Enterprise-Ebene geht es bei der Kostensenkung mit einem Cloud-Telefonsystem darum, die letzten Prozent an Einsparungspotentialen in großem Umfang zu nutzen.

Für KMUs geht es darum, die neugewonnene finanzielle Flexibilität zu nutzen, um mit größeren Unternehmen konkurrieren zu können. Auf Seite sechs dieser Deloitte-Studie (Save to Thrive) lesen Sie, dass Kosteneinsparungen bei KMUs nach der Covid-Pandemie ganz oben auf der Tagesordnung stehen.

Laut Deloitte:

• Ist der Prozentsatz der KMUs, die Einsparungen von mehr als 10 % anstreben, im Vergleich zu der Zeit vor der Pandemie um 61 % gestiegen

• Haben mittlerweile zwei von drei Unternehmen weltweit (66 %) Einsparungsziele von über 10 %.

Um diese Ziele zu erreichen, sollte Ihr Konzept zur Kostensenkung durch Cloud-Telefone langfristig ausgerichtet sein, sodass Sie Ihre Teamleiter bei ihrer täglichen Verwaltungsarbeit entlasten.

Ihr neues Cloud-Telefonsystem sollte dafür sorgen, dass Sie weniger Zeit mit repetitiven Low-Priority-Aufgaben verbringen müssen und mehr Zeit für die Lösung übergeordneter strategischer Herausforderungen zur Verfügung haben.

Die Quintessenz: Cloudbasierte Telefone sind ein elementarer Schritt Richtung „Digital Maturity“

Die oben erwähnte Deloitte-Statistik „Save to Thrive“ weist auf eine Sache hin: Die Marktlage hat nach der Pandemie mehr KMUs dazu ermutigt, die „Digital Maturity“ – oder digitale Reife – ambitionierter anzustreben.

Das ist nur einer der vielen Gründe dafür, dass KMUs ihre digitale Transformation mit Cloud-basierten Kosteneinsparungen beschleunigen sollten.

Was ist „Digital Maturity“?

Dieses Zitat erklärt es verständlich:

„Digital Maturity ist die Fähigkeit, auf der Grundlage des aktuellen Tech-Stacks, der Personalressourcen und der digitalen Technologie schnell auf Marktchancen zu reagieren oder diese zu nutzen. Sie beschreibt die Fähigkeit eines Unternehmens, die digitale Transformation nicht nur aus der Sicht der digitalen Technologie, sondern unternehmensweit, einschließlich der Mitarbeiter, der Unternehmenskultur und der Prozesse, anzugehen, um geschäftliche Ziele zu erreichen.“
- Dave Rutkowski, CEO von Performance Improvement Partners

Das Konzept der “Digitale Maturity” beschreibt also die Fähigkeit eines Unternehmens, sich an das neue digitale Geschäftsumfeld anzupassen, die Notwendigkeit von Veränderungen zu erkennen und eine digitale Transformationsstrategie zu entwickeln, die neue Arbeitsmethoden und -ansätze erfordert, um in der herausfordernden Realität zu bestehen. 

Sie werden die digitale Reife nicht über Nacht erreichen, das ist klar. Aber der Wechsel zu einer kosteneffizienten cloudbasierten Telefonlösung ist ein großer Schritt in die richtige Richtung, denn in der heutigen digitalen Welt ist es entscheidend für den zukünftigen Erfolg Ihres Unternehmens, mit der Geschwindigkeit des Wandels und dem Bedarf an Automatisierung oder datengetriebenen Technologien Schritt zu halten. Digital ausgereifte Unternehmen bauen ihren Wettbewerbsvorteil aus, verringern den Arbeitsaufwand und verbessern die Rendite ihrer Werbeausgaben.

Cloud-Telefonie: Wie man andere mit ins Boot holt

Sie stimmen mit dem überein, was Sie in diesem Leitfaden gelesen haben, aber Sie haben Schwierigkeiten damit, Ihren Mitarbeitern oder Partnern die Vorteile von Cloud zu vermitteln? Hier haben wir einige Ratschläge für Sie:

1. Nehmen Sie sich Zeit, um die Kosteneffizienz (oder Ineffizienz) in Ihrer Abteilung zu ermitteln.

2. Versuchen Sie, ähnliche Erkenntnisse aus anderen Abteilungen zu gewinnen, z. B. aus der IT, dem Vertrieb und dem Kundensupport.

3. Finden Sie bereichsübergreifende Arbeitsabläufe, die für gemeinsame finanzielle Probleme verantwortlich sind.

Anschließend sollten Sie ausschließlich Anbieter in Ihre engere Auswahl nehmen, die Ihnen kostenlose Tests mit vollem Zugang ermöglichen.

Jetzt wissen Sie exakt, welche Prozesse, Arbeitsabläufe und Kosten Ihr Cloud-Telefonsystem für Sie optimieren muss. Nun können Sie anhand dessen gezielt die wichtigsten Funktionen und Integrationen für Ihre Kostensenkung testen.

Möchten Sie die Telefon- und Gesprächskosten senken?

Als wir Forrester Consulting mit der Durchführung der TEI-Studie beauftragten, um die Auswirkungen von Aircalls Cloud-Telefonanlage auf Unternehmen zu bewerten, stießen wir im Laufe der Studie auf ein erhebliches Kosteneinsparungspotenzial pro Mitarbeiter.

Das in der Forrester Consulting-Studie analysierte Unternehmen konnte über einen Zeitraum von drei Jahren 219.254 US-Dollar an Kosten für Cloud-Telefonate einsparen.

Doch es gibt eine Zahl, die alle anderen übertrifft: das Return on Investment.

Wie konnte Aircall einen ROI von 373 % erreichen und wie kann Aircall das Wachstum Ihres Unternehmens beschleunigen?

Das Verbundunternehmen aus der Forrester-Studie erzielte innerhalb von drei Jahren einen ROI von 373 %. Selbstverständlich wird Ihr Aircall-ROI nicht exakt 373 % betragen, aber diese Zahl gibt Ihnen eine gute Orientierung dafür, was Sie mit dem passenden Cloud-Telefonsystem erreichen können.

Natürlich ist der ROI nicht das Um-und-Auf. Was zählt, sind die mit dem ROI verbundenen Kosteneinsparungen, die essenzielle Reinvestitionen in den Aufbau des Unternehmens ermöglichen. Sie sind von besonderer Bedeutung für kleine und mittlere Unternehmen, die finanzielle Mittel freisetzen müssen, um mit größeren Unternehmen mithalten zu können.

Berechnen Sie Ihre möglichen Einsparungen mit Aircalls ROI- und Kosten-Rechner

Kosten durch den Wechsel zu einem cloudbasierten Telefonsystem einzusparen, ist ein sinnvoller Schritt Richtung „Digital Maturity“. Bevor Sie das tun, sollten Sie Ihre möglichen Einsparungen auf Basis Ihrer eigenen Daten prognostizieren.

Die von uns erwähnte Studie Total Economic Impact™ of Aircall, die von Forrester Consulting durchgeführt wurde, ermöglicht Ihnen gute Prognosen für mögliche Kosteneinsparungen. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf das, was wir Ihnen erzählen. 

Klicken Sie hier und nutzen Sie Aircalls ROI- und Kosten-Rechner einfach selbst, um herauszufinden, wie viel Sie durch einen Wechsel zu Aircall sparen könnten!

Veröffentlicht am 11. Januar 2023.