Telefonanlage für kleine und mittlere Unternehmen

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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VoIP nimmt als Telefonanlage für Unternehmen eine immer größere Bedeutung an, da das ISDN-Festnetz 2022 endgültig abgeschaltet wurde. Wir verraten Ihnen, warum das ISDN-Festnetz ausgedient hat und was die Vorteile einer modernen Lösung sind.

Analoge Telefonanlagen für Unternehmen haben ausgedient

In ganz Europa wurden im Zuge der Digitalisierung Netzwerke von ISDN auf All-IP umgestellt. Festnetzverträge werden gekündigt oder laufen aus. Ab 2023 sind in Deutschland generell keine ISDN-Neubestellungen mehr möglich. Der Umstieg auf digitale Telefonanlagen für Unternehmen ist in vollem Gange. 

Damit Sie gerüstet sind und sich eine überstürzte Migration sparen können, sollten Sie sich spätestens jetzt für die Cloud-Telefonanlage entscheiden, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Beschäftigen Sie sich mit der Thematik: Was muss eine Telefonanlage für Unternehmen leisten? Welche Funktionen wünschen Sie sich? Möchten Sie Ihre analogen Tischtelefone behalten oder wollen Sie gleichzeitig in neue Geräte investieren?

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, ist der Umstieg denkbar einfach. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen bietet der Wechsel von klassischen hin zu digitalen Telefonanlagen weniger Kosten und mehr Flexibilität.  

Festnetz: Mit jedem neuen Anschluss erneute Arbeit

Flexibilität wird aufgrund dynamischer Arbeitsfelder immer wichtiger, ist jedoch mit klassischen Telefonanlagen für Unternehmen nicht möglich:

Die traditionelle Festnetztelefonie beruht auf dem veralteten ISDN-Standard. Damit war es erstmals möglich, gleichzeitig zu telefonieren und im Internet zu surfen. Inzwischen nutzen Unternehmen diese fest angeschlossenen, analogen Telefone meist nur noch, wenn sie die Alternativen nicht kennen. Festnetz ist im Vergleich zu neueren Lösungen deutlich komplizierter:

Jeder neue Telefonanschluss erfordert eine neue Verkabelung. Zusätzlich ist die Wartung von Hardware-Telefonanlagen für kleine Unternehmen aufwendig und erfordert Personal. Diesen immer wiederkehrenden Einsatz eines Technikers und die damit verbunden hohen Kosten können Unternehmer einsparen, wenn sie auf VoIP (Voice over IP) setzen.

Fehlende Funktionen

Nicht nur die Kosten, auch der fehlende Funktionsumfang hat viele Unternehmen bereits dazu gebracht, auf VoIP umzusteigen. Tools und Programme wie CRM oder Helpdesk-Software, die für die tägliche Arbeit wichtig sind, lassen sich nicht mit klassischen Telefonanlagen verknüpfen. Dadurch erfordern CRM-Systeme, Chats, Helpdesk und Co. immer noch viel manuelle Arbeit und Arbeitsabläufe sind nicht effizient gestaltet. Ihren Mitarbeitern entgeht somit wertvolle Zeit.

Welche Arten von virtuellen Telefonanlagen gibt es für kleine und mittlere Unternehmen?

Die Telefonie über das Internet ist zeitgemäß und momentan die flexibelste Lösung für KMUs.

So funktioniert die Internettelefonie: 

Wenn Sie telefonieren, verwandelt die VoIP-Technologie Ihre Sprachinformationen in kleine Datenpakete um und verschickt Sie über einen SIP-Trunk (eine virtuelle Telefonleitung) und das Internet. Beim Empfänger werden die Datenpakete wieder in Sprache umgewandelt – der Empfänger hört sie in Echtzeit.

Für das Telefonieren über VoIP können Sie entweder auf eine eigene Telefonanlage im Unternehmen oder auf eine Cloud-Telefonanlage setzen. Die Cloud-Telefonanlage bietet jedoch die meisten Vorteile, da Wartungskosten und zusätzliche Geräte wegfallen.

Um VoIP zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen High-Speed-Internetanschluss (mindestens 64 kbit /s). Die passende Infrastruktur mieten Sie von Ihrem Provider. Dieser kümmert sich um die Bereitstellung, Wartung und Sicherheit der Infrastruktur und Software. Die Verwaltung der virtuellen Telefonanlage erfolgt ganz einfach über Ihren Browser. Bezüglich der Endgeräte haben Sie die Wahl zwischen klassischen Tischtelefonen, Smartphones, Tablets oder PCs.

Diese Telefonielösung bietet Ihnen Funktionen wie Power Dialer, Sprachmenü (IVR), Call Routing, Click to Dial und vieles mehr.Diese erleichtern Ihnen die Arbeit und erhöhen die Produktivität.

VoIP-Telefonanlagen für kleine und mittlere Unternehmen

Telefonate waren und sind unersetzlich für die interne sowie externe Firmenkommunikation. Eine Telefonielösung, die sich an ständig komplexer werdende Kommunikationsanforderungen anpassen kann, ist deshalb sehr gefragt: VoIP bringt die klassische Telefonie in die Gegenwart und eröffnet nie dagewesene Kommunikationsmöglichkeiten. 

Möglich wird ein voller Funktionsumfang dank All-IP, der Übertragung aller Daten über das Internet. Um diese Technologie zu nutzen, braucht Ihr Unternehmen folglich einen High-Speed-Internetanschluss.

Cloud-Telefonanlagen für kleine und mittlere Unternehmen

Cloud-basierte VoIP-Anbieter machen den Umstieg auf die VoIP-Telefonanlage besonders leicht. Der Service wird aus einem sicher gehosteten Rechenzentrum des Providers angeboten. Die Software muss nur auf dem Endgerät installiert und gestartet werden, vergleichbar mit dem Download einer App.

Danach erfolgt die individuelle Einrichtung – ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Sie können zum Beispiel Admins und Öffnungszeiten definieren, die Rufnummer mit Ihren Tools und CRM-Systemen verbinden und viele weitere Funktionen nutzen. Schon telefonieren Sie wie gewohnt, nur mit moderner Technologie im Hintergrund. Die vielseitigen Integrationen und Funktionen machen die Cloud-basierte Telefonanlage zum Telefonie-Standard der Zukunft.  

Telefonanlage für Unternehmen: Ist Hardware noch notwendig?

Hardware-Telefonanlagen – wie wir sie aus früheren Zeiten kennen – sind heute aufgrund von hohen Kosten und fehlender Flexibilität definitiv nicht mehr notwendig. In Punkto Beliebtheit und Verbreitung befinden sich die Alternativen – also internetbasierte Telefonanlagen – auf der Überholspur.

In Zeiten des digitalen Wandels ist dies auch ein sinnvoller Schritt. Mit einer Cloud-Telefonanlage können Sie Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft führen.

Und was ist mit der alten ISDN-Anlage? Wegwerfen müssen Sie diese nicht: In vielen Fällen lassen sich die alten Anlagen mit Hilfe des richtigen Gateways auch für die VoIP-Telefonie nutzen. Wenn man den ISDN-Anschluss auf einen All-IP-Anschluss umrüsten will, fallen viele der für ISDN benötigten Geräte weg.

Beispielsweise wird ein DSL-Splitter nicht länger benötigt. Die IP-Telefonanlage splittet Signale nicht in Telefonie und IP – wofür ein IP-fähiger Router verantwortlich und nötig ist. Auch die Verbindung zum oder vom NTBA, dem Netzabschlussgerät, das die Endgeräte mit dem Telefonnetz verbindet, entfällt.

Ob diese Telefoniemöglichkeit für Sie sinnvoll ist, wird ein VoIP-Provider gemeinsam mit Ihnen klären.

Was sind die Vorteile einer digitalen Telefonanlage für kleine Unternehmen?

Digitale Telefonanlagen sind nur etwas für große Unternehmen? Weit gefehlt, denn besonders für KMUs sind die geringen Gebühren, flexible Verträge und einfache Installationen sowie Integrationen Gold wert.

Einfache Einrichtung ohne Wartungsaufwand

VoIP ist leicht eingerichtet und kann nebenbei oder über das Wochenende installiert werden. Keine komplizierten Verkabelungen, sperrige Telefonanlagekästen und der regelmäßige Anruf beim Techniker mehr!

Wartung, Instandhaltung und Sicherheitsupdates werden vollständig von Ihrem Provider übernommen. Das ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine enorme Erleichterung. Sie müssen weder viel Geld noch extra Personal investieren. Die meisten Anbieter haben benutzerfreundliche und intuitiv gestaltete Portale, die ohne technische Kenntnisse bedienbar sind.

Telefonie von überall

Mit VoIP können Sie kostengünstig weltweit mit Ihrer beruflichen Telefonrufnummer telefonieren. Ihre Mitarbeiter sind im Homeoffice mit derselben Nummer für Sie und Ihre Kunden erreichbar. Auch die Kommunikation mit Außendienstlern oder freien Projektmitarbeitern wird erleichtert.

Flexibel und kostengünstig

Sie zahlen mit VoIP nie mehr, als Sie wirklich müssen. Digitale Telefonanlagen für kleine Unternehmen passen sich flexibel an Ihre Bedürfnisse an und wachsen mit Ihnen mit. Sie zahlen nämlich nur pro registriertem Endgerät. Das bietet eine enorme Kostenersparnis gegenüber Hardware-Telefonanlagen. Auch die kurzen Kündigungsfristen spielen in die Hände von KMUs.

Effizientes Arbeiten

Durch die Verknüpfung mit unterschiedlichen Tools und Softwares erleichtert VoIP Ihr Leben – oder zumindest Ihre Arbeit. Sie können zum Beispiel direkt aus dem CRM anrufen und Kontaktinformationen von Anrufern automatisch ins System übertragen, um später auf sie zurückzukommen. Das bedeutet weniger manuelle Arbeit und mehr Produktivität.

Auf was sollten kleine und mittlere Unternehmen bei der Auswahl von Telefonanlagen achten?

Trotz der Einfachheit sollte der Wechsel zu VoIP-Telefonanlagen für Unternehmen geplant und gut vorbereitet werden. 

Prüfen Sie zunächst die technischen Voraussetzungen: Sie benötigen VoIP-fähige Endgeräte wie klassische Tischtelefone, Softphones für die Installation auf Smartphone oder Computer (besonders praktisch, wenn Sie viel unterwegs sind) oder moderne, VoIP-fähige Telefone.

Stabiles Internet mit ausreichend Bandbreite (64KBit/s up und down pro Gespräch) und geringer Latenz (kleiner als 50ms) sorgt für hervorragende Gesprächsqualität. Ein einfacher DSL-Anschluss ist für KMUs mit zweistelliger Mitarbeiteranzahl meist ausreichend.

Als nächstes sollten Sie die Anbieter vergleichen. Dabei kommt es auf Kosten und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis an. Je nach Bedarf an Support und Funktionen unterscheiden sich diese. Meist wird pro registriertem Endgerät eine monatliche Grundgebühr verlangt. Hinzu kommt eine minutengenaue Abrechnung oder einer Flatrate für Gespräche.

Die passende Telefonanlage für kleine Unternehmen

Sie haben es sicher schon geahnt: An VoIP führt kein Weg mehr vorbei. Geringe Kosten, eine tolle Gesprächsqualität, die Übernahme der alten Rufnummer, eine ausgezeichnete Skalierbarkeit und ressourcensparende Funktionen – das sind nur einige der Vorteile von VoIP-Telefonanlagen für kleine Unternehmen.

Außerdem können Sie sich von teurer Hardware – wie Sie es von der ISDN–Telefonie her kennen – endgültig verabschieden. Der einfachste Weg zu VoIP führt direkt über die Cloud – die aktuell empfehlenswerte Option für deutsche KMUs.

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Dieser Artikel wurde ursprünglich im Mai 2021 veröffentlicht und seither aktualisiert.

Veröffentlicht am 12. Januar 2023.