Telefonanlage für KMU: Hardware oder digital?

Sind Sie bereit, bessere Gespräche zu führen?

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Mit der endgültigen Abschaltung des ISDN-Netzes mussten sich auch die letzten Nachzügler einer folgenschweren Frage stellen: 

Welche Telefonanlage für KMU ist die richtige? Ist die Hardware-Lösung weiterhin das Nonplusultra der Unternehmenskommunikation? Oder sind digitale Telefonanlagen die Zukunft?

Auch wenn leider keine aktuellen Zahlen vom DACH-Markt vorliegen, zeigen die Entwicklungen der vergangenen Jahre eine deutliche Antwort. Im Jahr 2019 verwendeten bereits 49 Prozent der deutschen Unternehmen digitale Telefonanlagen. Knapp ein Drittel setzt inzwischen auf die cloudbasierte Telefonie – Tendenz weiterhin steigend. 

Und es gibt noch viele weitere Gründe, warum die beste Telefonanlage für KMU virtuell statt physisch ist. Einige davon stellen wir Ihnen in diesem Beitrag genauer vor. 

Klassische Telefonanlagen für Unternehmen haben ausgedient

In Deutschland fand im Zuge der Digitalisierung mit Beginn des Jahres 2023 offiziell die ISDN-Abschaltung statt. Das hat zur Folge, dass verbleibende Festnetzverträge schrittweise gekündigt werden oder auslaufen. ISDN-Neubestellungen sind nicht mehr möglich. Durch diese Entwicklung ist in vielen kleinen und mittleren Unternehmen der Umstieg auf digitale Telefonanlagen in vollem Gange.

Damit Sie gerüstet sind und sich eine überstürzte Migration sparen können, sollten Sie bereits vor dem Auslaufen Ihres ISDN-Telefonsystems über den Wechsel zu einer virtuellen Alternative nachdenken. So haben Sie genug Zeit, wichtige Fragen zu stellen und einen passenden Provider auszuwählen. 

Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit der Thematik: Was muss eine Telefonanlage für Ihr Unternehmen leisten? Wie viele Anwender gibt es in Ihrer Organisation und benötigen diese eher nationale oder internationale Verbindungen? Welche Funktionen wünschen Sie sich? Möchten Sie Ihre alten Tischtelefone behalten oder wollen Sie gleichzeitig in neue Geräte investieren?

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, ist der Umstieg denkbar einfach. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen bietet der Wechsel von klassischen hin zu digitalen Telefonanlagen weniger Kosten und mehr Flexibilität.

Festnetz: Mit jedem neuen Anschluss erneute Arbeit

Flexibilität wird aufgrund dynamischer Arbeitsfelder immer wichtiger. Jedoch sind klassische Telefonanlagen für Unternehmen aufgrund ihrer technologischen Beschaffenheit alles andere als agil. 

Die traditionelle Festnetztelefonie beruht auf dem veralteten ISDN-Standard. Damit war es noch vor einigen Jahren erstmals möglich, gleichzeitig zu telefonieren und im Internet zu surfen. Inzwischen nutzen Unternehmen diese fest angeschlossenen, analogen Telefone meist nur noch, wenn sie die Alternativen nicht kennen. 

Festnetz ist im Vergleich zu neueren Lösungen deutlich komplizierter. Jeder neue Telefonanschluss erfordert auch eine neue Verkabelung. Zusätzlich ist die Wartung von Hardware-Telefonanlagen für kleine Unternehmen zeit- und kostenintensiv, da sie unter anderem erheblichen Personalaufwand mit sich bringt. Immer wiederkehrende Einsätze von Technikern zur Installation und Instandhaltung sowie die damit verbundenen hohen Ausgaben können Unternehmer einsparen, wenn sie auf eine VoIP-Infrastruktur wie die Cloud-Telefonie setzen.

Eine solche cloudbasierte Telefonanlage für KMU bietet nicht nur die gewünschte Flexibilität. Sie trägt dank nutzungsbasierter Preismodelle und den Verzicht auf unnötige Hardware auch aktiv zur Kostenreduktion bei.  

Fehlende Funktionen

Nicht nur die Kosten, auch der fehlende Funktionsumfang hat viele kleinere und mittlere Unternehmen bereits dazu gebracht, auf die Internettelefonie umzusteigen. 

Die für VoIP charakteristischen Funktionen und Integrationen mit grundlegenden Business-Tools, wie beispielsweise CRM-Systeme oder Helpdesk-Software, lassen sich nicht mit klassischen Telefonanlagen umsetzen. 

Dadurch erfordert der Betrieb von CRM, Chats, Helpdesk und Co. bei ISDN-basierten Telefonanlagen viele zusätzliche manuelle Abläufe. Ihre Mitarbeiter verlieren dadurch wertvolle Zeit und müssen sich bei ihrer täglichen Arbeit mit ineffizienten Workflows herumschlagen. In Zeiten, in denen Telefone mehr können müssen, als nur Verbindungen zwischen zwei Teilnehmern herzustellen, ist das mehr als suboptimal. 

Welche Arten von virtuellen Telefonanlagen für KMU gibt es?

Die VoIP-Technologie ist zeitgemäß und derzeit die flexibelste Telefonlösung für KMUs auf dem Markt.

So funktioniert die Internettelefonie:

Wenn Sie telefonieren, verwandelt die VoIP-Telefonie Ihre Sprachinformationen in kleine Datenpakete um und verschickt Sie über das Internet. Beim Empfänger werden die Informationen wieder in Form von akustischen Sprachsignalen ausgegeben. Auf diese Weise können beide Teilnehmer in Echtzeit über einen Breitbandanschluss telefonieren, ohne dass dafür das Festnetz notwendig ist.

Um die VoIP-Technologie zu nutzen, können Sie entweder auf eine eigene IP-Telefonanlage im Unternehmen oder auf eine Cloud-Lösung setzen. Im direkten Vergleich bietet ein cloudbasiertes Telefonsystem jedoch die meisten Vorteile, da Sie hierfür keine spezielle Hardware benötigen, sondern bereits vorhandene Endgeräte wie Laptops, Smartphones und Tablets mittels einer Software für die Business-Telefonie verwenden können. Damit entfallen nicht nur zusätzliche Ausgaben, sondern langfristig auch hohe Wartungskosten.

Um die VoIP-Telefonie zu nutzen, benötigen Sie lediglich einen High-Speed-Internetanschluss (mindestens 64 kbit /s). Die passende Software erhalten Sie von einem VoIP-Provider, der sich auf Telefonanlagen für KMU spezialisiert hat. Einmal eingerichtet, könnten Sie Ihre Unternehmenstelefonie ganz einfach über Ihren Browser bzw. die App auf den Endgeräten verwalten. 

So können Sie in Sekundenschnelle virtuelle Rufnummern erstellen oder löschen, Integrationen einrichten sowie die Nutzerzahlen und Tarife Ihren aktuellen Bedürfnissen anpassen. Der Anbieter kümmert sich wiederum um die Bereitstellung, Wartung und Sicherheit der Infrastruktur, sodass Sie sich um diese Aspekte nicht zu sorgen brauchen.  

Zudem bietet Ihnen eine Cloud-Telefonlösung nützliche Funktionen wie Power Dialer, Sprachmenü (IVR), Call Routing, Click to Dial und vieles mehr. Diese Features erleichtern Ihren Vertriebs- und Support-Teams die Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben und erhöhen die Produktivität.

VoIP-Telefonanlagen für kleine und mittlere Unternehmen

Telefonate waren und sind unersetzlich für die interne sowie externe Kommunikation. Eine Telefonanlage für KMU, die sich an ständig komplexer werdende Kommunikationsanforderungen anpassen kann, ist deshalb sehr gefragt. 

Die VoIP-Technologie katapultiert die klassische Telefonie ins 21. Jahrhundert und eröffnet Unternehmen nie zuvor dagewesene Kommunikationsmöglichkeiten. Wie Sie diese ausgestalten, ist dabei ganz Ihnen und Ihren individuellen Anforderungen überlassen. Von der zuverlässigen Telefonlösung für nationale und internationale Verbindungen bis hin zur Einrichtung von einem hocheffizienten Cloud Contact Center, das Ihren Support-Teams dank KI-gestützter Features mehr Zeit verschafft. 

Cloud-Telefonanlagen für kleine und mittlere Unternehmen

Cloud-basierte VoIP-Anbieter machen den Umstieg auf die virtuelle Telefonanlage besonders leicht. Der Service wird aus einem sicher gehosteten Rechenzentrum des Providers angeboten. Die Software muss nur auf dem jeweiligen Endgerät installiert und gestartet werden, vergleichbar mit dem Download einer App.

Danach erfolgt die individuelle Einrichtung des Business-Telefons – ganz auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Sie können zum Beispiel Nutzerrollen und Öffnungszeiten definieren, Rufnummern mit Ihren Tools und CRM-Systemen verbinden und viele weitere Funktionen nutzen. 

Innerhalb weniger Minuten telefonieren Sie wie gewohnt, haben dann aber die geballte Power der modernen Technologie zur Verfügung. Die vielseitigen Integrationen und Funktionen machen die Cloud-Technologie zum Telefonie-Standard der Zukunft.

Telefonanlage für Unternehmen: Ist Hardware noch notwendig?

Hardware-Telefonanlagen, wie wir sie aus früheren Zeiten kennen, sind heute aufgrund von hohen Kosten und fehlender Flexibilität definitiv nicht mehr notwendig. In puncto Skalierbarkeit, Agilität und Verbreitung befinden sich die Alternativen – also internetbasierte Telefonanlagen – auf der Überholspur.

In Zeiten des digitalen Wandels und der zunehmenden Beliebtheit von New Work-Konzepten ist der Wechsel zur Cloud Telefonie nicht nur ein sinnvoller, sondern auch zukunftsentscheidender Schritt. 

Und was ist mit der alten ISDN-Anlage? Wegwerfen müssen Sie die lieb gewonnenen Tischtelefone nicht unbedingt. In vielen Fällen lassen sich die alten Anlagen mithilfe des richtigen Gateways auch für die VoIP-Telefonie nutzen. 

Wenn man den ISDN-Anschluss auf einen All-IP-Anschluss umrüsten will, fallen viele der für ISDN benötigten Geräte weg. Beispielsweise wird ein DSL-Splitter nicht länger benötigt. Die IP-Telefonanlage unterteilt die verwalteten Signale nicht in Telefonie und IP – wofür ein IP-fähiger Router verantwortlich und nötig ist. Auch die Verbindung zum oder vom NTBA, dem Netzabschlussgerät, das die Endgeräte mit dem Telefonnetz verbindet, entfällt.

Ob das Festhalten an der alten Anlage wirklich sinnvoll ist, können Sie gemeinsam mit Ihrem VoIP-Provider erörtern.

Was sind die Vorteile einer digitalen Telefonanlage für kleine Unternehmen?

Digitale Telefonanlagen sind nur etwas für große Unternehmen? Weit gefehlt, denn besonders für kleine und mittlere Unternehmen sind die geringen Gebühren, flexiblen Verträge, die einfache Installation und die zahlreichen Integrationen Gold wert. Bei den noch flexibleren cloudbasierten Telefonanlagen für KMU potenzieren sich die Vorteile sogar:  

Einfache Einrichtung ohne Wartungsaufwand

VoIP ist leicht eingerichtet und kann binnen weniger Minuten auf einem Endgerät installiert werden. Das bedeutet: keine komplizierten Verkabelungen, sperrigen Telefonanlagekästen und regelmäßige Anrufe beim Techniker mehr!

Die Wartung, Instandhaltung, Sicherung und Aktualisierung Ihres Business-Telefons werden vollständig von Ihrem Provider übernommen. Das ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen eine enorme Erleichterung, da der IT-Aufwand minimiert wird. 

Die meisten Anbieter haben benutzerfreundliche und intuitiv gestaltete Portale, die ohne technische Kenntnisse intuitiv bedienbar sind. So sparen Sie sich lange Onboardings und monatelange Eingewöhnungsphasen und können stattdessen direkt mit dem Telefonieren beginnen. 

Telefonie von überall

Mit einer virtuellen Telefonanlage können Sie kostengünstig weltweit telefonieren. Unabhängig davon, ob Sie über die Rufnummernmitnahme Ihre gewohnte Telefonnummer verwenden oder sich per Mausklick eine neue virtuelle Rufnummer anlegen. 

Das erlaubt Ihren Mitarbeitern, ortsunabhängig für Kunden und Mitarbeiter erreichbar zu sein. Zusätzlich wird die ortsunabhängige Kommunikation mit Außendienstlern, Teams im Homeoffice oder freien Projektmitarbeitern erleichtert.

Flexibel und kostengünstig

Sie zahlen mit VoIP nie mehr, als Sie wirklich müssen. Die Kosten einer Cloud-Telefonanlage für KMU passen sich flexibel an Ihre Bedürfnisse an und wachsen mit Ihrem Unternehmen mit. 

In der Regel wenden Provider nutzungsbasierte Tarife an, das heißt, der Preis orientiert sich an der tatsächlich genutzten Leistung. Das bietet eine enorme Kostenersparnis gegenüber Hardware-Telefonanlagen. Die kurzen Kündigungsfristen sind für KMU ein weiterer Mehrwert. 

Effizientes Arbeiten

Durch die Verknüpfung mit unterschiedlichen Tools und Softwares erleichtert die Cloud-Telefonie Ihr Leben – oder zumindest Ihre Arbeit. Durch smarte Integrationen können Sie zum Beispiel Kontakte direkt aus Ihrem CRM anrufen und Anrufinformationen automatisch ins System übertragen, um später auf sie zugreifen zu können. Das bedeutet für Ihre Vertriebs- und Support-Teams weniger manuelle Arbeit und mehr Produktivität.

Was sollten kleine und mittlere Unternehmen bei der Auswahl von Telefonanlagen beachten?

Trotz der Einfachheit sollte der Wechsel zu einer virtuellen Telefonanlage für KMU gut geplant und vorbereitet werden.

Hierfür sollten Sie zunächst die technischen Voraussetzungen prüfen. Sie benötigen VoIP-fähige Endgeräte wie klassische Tischtelefone, Softphones für die Installation auf Smartphone oder Computer (besonders praktisch, wenn Sie viel unterwegs sind) oder moderne, VoIP-fähige Telefone.

Stabiles Internet mit ausreichend Bandbreite (64KBit/s up und down pro Gespräch) und geringer Latenz (kleiner als 50ms) sorgt für hervorragende Gesprächsqualität. Ein einfacher DSL-Anschluss ist für KMUs mit zweistelliger Mitarbeiteranzahl meist ausreichend.

Im nächsten Schritt sollten Sie mögliche Anbieter vergleichen. Dabei kommt es nicht nur auf Kosten und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis an. Auch hinsichtlich des gebotenen Supports und der angebotenen Funktionen gibt es mitunter große Unterschiede zwischen einzelnen Providern. Zumeist wird pro registriertem Endgerät eine monatliche Grundgebühr verlangt. Hinzu kommt eine minutengenaue Abrechnung oder einer Flatrate für Gespräche.

Die passende Telefonanlage für kleine Unternehmen

Sie haben es sicher schon geahnt: An VoIP und der Cloud-Telefonie kein Weg mehr vorbei.

Geringe Kosten, eine tolle Gesprächsqualität, die Übernahme der alten Rufnummer, eine ausgezeichnete Skalierbarkeit und ressourcensparende Funktionen – das sind nur einige der Vorteile von VoIP-Telefonanlagen für KMU.

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Veröffentlicht am 23. Mai 2023.