IP-Telefonanlage VoIP Telefon alles Wissenswerte

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Versetzen Sie sich einmal in die 50er Jahre zurück. In einer Zeit, in der Telefone ein Statussymbol waren und Ferngespräche so teuer gewesen sind, dass die Anrufer bei der seltenen Gelegenheit, ein Telefonat führen zu können, furchtbar schnell zum Punkt kommen mussten.

Hätte man den Menschen dieser Zeit berichtet, dass in etwas mehr als 50 Jahren nahezu jeder ein Smartphone besitzt, mit dem er problemlos Videotelefonate in die ganze Welt führen kann, dann hätten sie das wohl für einen schlechten Scherz gehalten. Doch tatsächlich ist genau das heute Realität. Und noch so viel mehr.

Die Evolution der Telefonanlage schreitet mit immer schnellerem Tempo voran und hat vor wenigen Jahren ein neues spannendes Kapitel aufgeschlagen: die Internettelefonie.

In dieser Einführung erfahren Sie alles Wissenswerte rund ums VoIP-Telefon und die IP-Telefonanlage, sodass Sie über die Zukunft der Telefonie bestens informiert sind.

Quick links

• Was ist VoIP?

  • Umstellung auf All-IP

• Was ist eine IP-Telefonanlage und wie funktioniert sie?

  • Was ist der Unterschied zwischen VoIP und einer IP-Telefonanlage?

• Welche Arten von VoIP-Telefonen & IP-Telefonanlagen gibt es?

  • Hardware-basierte IP-Telefonanlagen

  • Cloud-basierte IP-Telefonanlagen

• Wie erfolgt die Netzwerkintegration einer IP-Telefonanlage?

• Die Vorteile einer VoIP-Telefonanlage

  • Vorteile für Sales-, Support- und IT-Teams

• Die Kosten einer IP-Telefonanlage

• So funktioniert der Wechsel zur VoIP-Telefonanlage

Was ist VoIP?

Das Wort VoIP ist die Abkürzung für den englischen Begriff “Voice over IP”. Wie der Name bereits andeutet, steht die Bezeichnung für die internetbasierte Sprachkommunikation.

VoIP ist also der Vorgang, bei dem Sprachinformationen über das Internet übertragen werden. Hierbei werden die akustischen Signale des Senders in Datenpakete umgewandelt und mittels Internetprotokoll (abgekürzt “IP”) in einem Datennetzwerk an den Empfänger übermittelt. Der Aufbau der Verbindung erfolgt über ein Session Initiation Protocol (SIP) bzw. über einen VoIP-Gateway. Voice over IP ist praktisch die technische Basis der Internettelefonie.

Grundvoraussetzung für die Nutzung von VoIP ist ein stabiler Breitbandanschluss, ein VoIP-fähiges Endgerät wie beispielsweise ein Smartphone, Computer oder Tablet und eine passende Software. Ein Kabelanschluss und ein Tischtelefon, so wie wir sie aus der klassischen Telefonie übers Festnetz kennen, werden nicht mehr benötigt.

Das bringt uns zu einem interessanten Aspekt der VoIP-Telefonie: der Wechsel zu All-IP.

Umstellung auf All-IP

Aktuell befinden sich die deutschen Telekommunikationsanbieter in der letzten Phase einer bahnbrechenden Veränderung. Denn was ursprünglich bis Ende 2018 geplant war, soll nun bis spätestens 2022 bei den großen Providern final umgesetzt werden – die Umstellung der Netzwerkinfrastruktur auf All-IP.

Hintergrund ist, dass mit dem zunehmenden technologischen Fortschritt und der Digitalisierung die Datenübertragung über VoIP immer größere Bedeutung erhielt. Der Bedarf an eine entsprechende Leistungsfähigkeit des Internetnetzwerks stieg. Gleichzeitig mussten die Anbieter mit dem analogen Telefonnetz aber eine weitere Struktur aufrecht erhalten, die wartungs- und kostenintensiv ist.

Mit dem Wechsel zu All-IP soll dieser Entwicklung Rechnung getragen werden. Dabei werden alle Telekommunikationsdienste einheitlich mittels Internetprotokoll über ein gemeinsames Netzwerk, das sogenannte Next Generation Network (NGN), übermittelt. Ob Telefonie, Mobilfunk, Fax, Fernsehen oder das World Wide Web selbst, mit der Umstellung können Kunden alle Dienste über den Internetanschluss nutzen.

Damit ist für analoge und ISDN-Anschlüsse das Ende eingeläutet. Das klassische Telefonnetz wird abgebaut und All-IP wird zum neuen Standard der Zukunft.

Diese Entwicklung findet übrigens nicht nur in Deutschland statt. VoIP-Telefonie erfreut sich weltweit einer wachsenden Beliebtheit.

Was ist eine IP-Telefonanlage und wie funktioniert sie?

NetPBX, IP-PBX, VoIP-TK-Anlage oder IP-Telefon sind unterschiedliche Bezeichnungen für ein und dasselbe Prinzip: Es handelt sich um eine IP-Telefonanlage, mit der Sie Gespräche über das Internet führen können. Anders als bei der analogen Telefonie ist dafür demnach kein klassischer Festnetzanschluss über die Telefondose mehr notwendig.

Was ist der Unterschied zwischen VoIP und einer IP-Telefonanlage?

Die Begriffe VoIP und IP-Telefonanlage werden häufig in einem Atemzug genannt. Tatsächlich besteht der Unterschied zwischen beiden Konzepten in einer feinen Nuance:

VoIP ist die technische Grundlage, um über eine Internetverbindung telefonieren zu können. Sprich, der Vorgang, bei dem Sprache in Form von Datenpaketen vom Sender zum Empfänger übertragen wird.

Eine IP-Telefonanlage ist das Gerät bzw. die Infrastruktur, mit der man diese Übertragungstechnik anwendet. Das heißt, mit Hilfe eines VoIP-Telefons können Sie sich mit dem Datennetzwerk verbinden und Sprachinformationen digital senden.

Welche Arten von VoIP-Telefonen & IP-Telefonanlagen gibt es?

Bei VoIP-Telefonen unterscheidet man grundsätzlich in zwei verschiedene Kategorien. Zum einen gibt es Cloud-basierte Telefonanlagen und zum anderen VoIP-TK-Anlagen, die vor Ort als Hardware installiert werden.

Hardware-basierte IP-Telefonanlagen

Die Wahl einer Hardware-basierten VoIP-Anlage lohnt sich vor allem für jene Unternehmen, die für ihre Business-Telefonie eine Inhouse-Umsetzung bevorzugen. Dabei wird eine lokale Telefonzentrale eingerichtet, die praktisch als hauseigener Server für alle ein- und ausgehenden Anrufe dient.

Der genaue technische Aufbau einer Hardware-Telefonanlage variiert je nach Anzahl und den Bedürfnissen der Anwender. Meist wird die Serverzentrale mittels Schnittstellen mit vorhandenen Endgeräten wie Computern oder Telefonen gekoppelt.

Aufgrund des größeren Aufwands, der sperrigen Technik und der anfallenden Instandhaltung rentiert sich die Anschaffung einer Hardware-basierten VoIP-Telefonanlage in der Regel eher für größere Unternehmen.

Cloud-basierte IP-Telefonanlagen

Für KMUs sowie größere Unternehmen, die eine strukturell schlanke und flexiblere Lösung für VoIP-Telefonie suchen, bietet sich die Nutzung einer Cloud-basierten IP-Telefonanlage an.

Bei dieser Option steht in Ihren Büroräumen keine Hardware. Stattdessen erhalten Sie über einen darauf spezialisierten VoIP-Anbieter Zugriff auf eine Cloud-Lösung mit integrierter Benutzeroberfläche, die als virtuelle Telefonanlage dient. Entsprechend entfallen relevante Aspekte wie die Wartung, Sicherung und umständliche Einrichtung der Infrastruktur komplett, da der Provider diese übernimmt.

Die Nutzung einer Cloud-basierten IP-Telefonanlage erfolgt mittels Software as a Service (SaaS). Mitarbeiter können also beispielsweise mittels einer App über geeignete Endgeräte wie Smartphones, Laptops oder Tablets telefonieren. Unabhängig davon, ob sie onsite, remote oder im Homeoffice arbeiten.

Letztlich erhalten Sie bei Cloud-VoIP alle Eigenschaften und Funktionen einer physischen Telefonanlage, ohne dabei in eine Hardware investieren zu müssen.

Wie erfolgt die Netzwerkintegration einer IP-Telefonanlage?

Damit Ihre VoIP-Telefonanlage nicht einfach nur funktioniert, sondern erstklassige und ausfallsichere Gespräche ermöglicht, ist eine korrekte Netzwerkintegration notwendig. Je nachdem, welche Art von VoIP-Telefon Sie nutzen, können Sie hierfür auf verschiedene Optionen zurückgreifen.

Möchten Sie eine Hardware-basierte IP-Telefonanlage verwenden, so können Sie diese beispielsweise in Ihr bereits bestehendes Firmennetzwerk integrieren. Vorteil dieser Methode ist, dass sie so nur verhältnismäßig geringfügige Veränderungen an Ihrer IT-Infrastruktur vornehmen müssen.

Der Nachteil ist allerdings, dass auf diese Weise die gesamte IT-Umgebung von nur einem einzigen Netzwerk abhängig ist. Hinzu kommt, dass selbiges zu Spitzenzeiten ausgelastet sein kann, wodurch einzelne Komponenten in Konflikte geraten können. Zu den möglichen Folgen gehören schlechte Verbindungen und Störungen während einzelner Telefonate bis hin zum kompletten Ausfall.

Wenn Sie dieses Risiko vermeiden möchten, können Sie Ihre On-Premise VoIP-Telefonanlage auch über ein eigenständiges Netzwerk betreiben. Durch diese Trennung von Firmen- und Telefonnetzwerk profitieren Sie von einer größeren Sicherheit und Resilienz.

Bei einer Cloud-Telefonanlage findet die Netzwerkintegration ähnlich wie bei einer On-Premise-Anlage statt. Sie benötigen eine Internetverbindung für die Telefonie und können diese wahlweise kombiniert oder getrennt vom Firmennetzwerk einrichten. Der Server ist hierbei virtuell und wird vom VoIP-Anbieter betrieben, sodass Sie diesbezüglich wesentlich weniger Wartungsarbeit aufbringen müssen.

In jedem Fall sollten Sie bei der Konfiguration Ihrer IP-Telefonanlage sicherstellen, dass der Voice Traffic, also die Übermittlung der digitalen Sprachinformationen, innerhalb des Netzwerks ausreichend priorisiert wird. Wichtige Faktoren hierfür sind eine hohe Bandbreite, um Datenstau zu vermeiden sowie gegebenenfalls die Einrichtung von VoIP Access Points.

Aber keine Sorge, Sie müssen all diese Maßnahmen nicht allein ergreifen. Professionelle VoIP-Anbieter stehen Ihnen bei der Wahl der für Sie besten Option und der Netzwerkintegration Ihrer VoIP-Telefonanlage tatkräftig zur Seite.

Die Vorteile einer VoIP-Telefonanlage

IP-Telefonie kann für Ihr Unternehmen einen vielseitigen Mehrwert darstellen:

• Durch die leichte Einrichtung und Bedienung lässt sich eine IP-Telefonanlage ohne großen Aufwand verwalten. Telefonanschlüsse können mit wenigen Klicks eröffnet, gelöscht oder neu zugewiesen werden, was Ihnen eine bessere Skalierbarkeit Ihrer Business-Telefonie ermöglicht.

• Der Zugriff auf diverse Kommunikationsdienste über das Internet schafft eine agile Arbeitsumgebung. Die dabei gewonnene Flexibilität hilft nicht nur, Prozesse produktiver zu gestalten, sondern ist auch eine ideale Grundlage für New Work-Konzepte wie das Arbeiten im Homeoffice oder der Einsatz von Remote Teams.

• Eine VoIP-Telefonanlage bietet Ihnen eine hohe Sicherheit, da sich Verbindungen verschlüsseln und zusätzlich durch VPN-Anwendungen schützen lassen. Falls Sie auf die Cloud-Lösung eines VoIP-Anbieters setzen, profitieren Sie zusätzlich von dessen Sicherheitsmaßnahmen für die gestellte Infrastruktur.

• In der Regel ist eine VoIP-TK-Anlage wesentlich günstiger, als eine herkömmliche Telefonanlage. Zum einen, weil unnötige Hardware und Wartungsaufwendungen entfallen. Zum anderen, indem Sie als Unternehmen von gebündelten Tarifen für Internet und Telefonie profitieren. Der Preis für Verbindungen ist bei der Internettelefonie außerdem wesentlich niedriger als im analogen Netz.

Vorteile für Sales-, Support- und IT-Teams

Die Funktionsweise von VoIP-Telefonen bringt Im Geschäftsalltag besonders für Sales-, Support- und IT-Teams einen großen Nutzen:

• IP-Telefonanlagen bieten zahlreiche zusätzliche Funktionen, die bei der klassischen Telefonie nicht oder nur sehr umständlich umsetzbar waren. Dazu gehören unter anderem das Aufzeichnen und Weiterleiten von Telefonaten oder die Flüsterfunktion. Besonders hilfreich sind dabei jene Anwendungen, die die tägliche Arbeit mit Kunden erleichtern. Beispielsweise können sich Manager in Gespräche schalten, ohne dass Ihre Kunden dies bemerken. Auch das Erstellen von automatisierten Blacklists mit unerwünschten Rufnummern ist problemlos möglich.

• Besonders Cloud-basierte VoIP-Lösungen lassen sich mit bestehenden Softwares verknüpfen. Eine Integration Ihres CRM- oder Helpdesk-Systems ist in wenigen Sekunden erfolgt, was Ihren Mitarbeitern ein dynamisches und bedarfsorientiertes Arbeiten ermöglicht.

• Die Kollaboration unter Teammitgliedern wird durch die VoIP-Telefonie stark vereinfacht. Mitarbeiter können jederzeit den Verfügbarkeitsstatus Ihrer Kollegen einsehen, wodurch sich unnötige Anrufversuche vermeiden lassen. Videokonferenzen und virtuelle Räume sind jederzeit einsetzbar und Servicenummern können je nach Bedarf an Teammitglieder zugewiesen werden.

Die Kosten einer IP-Telefonanlage

Je nach den individuellen Voraussetzungen und der gewählten Netzwerkintegration können die Kosten einer IP-Telefonanlage stark variieren.

Beispielsweise sind die Anschaffungs- und Betriebskosten für ein Startup oder KMU, das eine eigene lokale VoIP-Infrastruktur nutzen möchte, deutlich höher. Je größer und aufwendiger das Netzwerk, desto mehr steigt hier der Preis. Denn unter anderem schlagen die Installation eines SIP-Servers, der Kauf geeigneter VoIP-Telefone sowie die Wartung durch geeignetes Fachpersonal zu Buche.

Im direkten Vergleich dazu ist die Wahl einer gehosteten IP-Telefonanlage aus der Cloud deutlich kostengünstiger. Bei dieser Variante entfallen nicht nur die Ausgaben für die Servertechnik und fachgerechte Instandhaltung. Zudem können in der Regel bereits vorhandene Smartphones und Laptops der Mitarbeiter zu VoIP-Telefonen umfunktioniert werden. Mittels Download der Anbieter-Software und kurzen Einrichtungsschritten können Sales- und Support-Teams so binnen weniger Minuten die Internettelefonie für ihre täglichen Aufgaben nutzen.

Ein weiterer Faktor, der die Kosten einer VoIP-Telefonanlage maßgeblich beeinflusst, ist die Wahl eines passenden VoIP-Anbieters. Dieser sollte nicht nur auf die Bedürfnisse der Business-Telefonie spezialisiert sein, sondern auch maximale Zuverlässigkeit und Kosteneffizienz bieten.

Allein in Deutschland stehen Ihnen hier mehrere Dutzend mögliche Partner zur Auswahl, wobei allerdings nur wenige den hohen Ansprüchen im B2B-Bereich in puncto Funktionsumfang, Sicherheit, Datenschutz, Skalierbarkeit und Flexibilität gerecht werden.

Grob lassen sich diese Vertreter in zwei Gruppen unterteilen. Zum einen wären das Internetprovider, die Ihren Kunden die VoIP-Telefonie als zusätzliches Produkt anbieten. Dem gegenüber stehen die VoIP-Anbieter, die sich auf den Vertrieb der innovativen Technologie spezialisieren und hierfür eigene Hardware- bzw. Software-Lösungen entwickelt haben.

Die meisten der Anbieter arbeiten mit verschiedenen Tarifen, die sich nach der Zahl der Anschlüsse und Gesprächsminuten ausrichten. Unternehmen können hier zwischen verschiedenen Flatrates wählen und so von geringeren Minutenpreisen bei Festnetz- und Mobiltelefonaten profitieren. So fällt die Internettelefonie vor allem bei der Nutzung vieler Rufnummern und bei Auslandstelefonaten günstiger aus als die klassischen Telefonanschlüsse.

So funktioniert der Wechsel zur VoIP-Telefonanlage

Sie sehen, es gibt zahlreiche Gründe, warum sich der Wechsel zur VoIP-Telefonanlage lohnen kann. Ganz zu schweigen davon, dass ganz im Geiste der digitalen Revolution die VoIP-Telefonie noch großes Potential zur Weiterentwicklung aufweist.

Wenn Sie also für sich die Entscheidung getroffen haben, dass Sie in Ihrem Unternehmen in Zukunft auf VoIP als Business-Telefonie setzen wollen, so sollten Sie sich zunächst folgende Fragen stellen:

• Wie viele Anwender umfasst Ihre Unternehmens-Telefonie und wie ist Ihre Kommunikationsstruktur geografisch aufgebaut? Benötigen Sie diverse nationale Nummern mit verschiedenen Ortsvorwahlen oder auch internationale Anschlüsse?

• Welche Erwartungen und Anforderungen haben Sie an eine Telefonanlage?

• Gibt es bestimmte Funktionen oder Integrationen mit bestehenden Programmen, die Sie gern nutzen möchten?

• Wie viel Wert legen Sie auf Flexibilität und eine einfache Konfiguration?

• Welches Budget steht Ihnen für Ihre Business-Telefonie zur Verfügung und wie groß soll dabei der Anteil für Wartung und Sicherheitsmaßnahmen ausfallen?

Sobald Sie diese Tendenzen für sich ermittelt haben, wird die Wahl der passenden Art von IP-Telefonanlage und eines entsprechenden Anbieters viel leichter fallen.

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Veröffentlicht am 14. September 2022.