Mit der Rückruffunktion können Sie Kund:innen zurückrufen, wenn alle Leitungen besetzt sind. So ersparen Sie Anrufer:innen langes Warten.

Diese Funktion ist recht einfach. Wenn Sie ein Kunde anruft und alle Telefonleitungen Ihrer Mitarbeiter besetzt sind, gibt es zwei Möglichkeiten: warten, dass ein Kollege fertig ist und antwortet; oder auflegen, um eventuell später nochmal anzurufen.

Die Abteilung, mit der die/der Anrufer:in sprechen möchte, wird benachrichtigt. Sobald ein:e Mitarbeiter:in verfügbar ist, wird zurückgerufen.

Die Rückruffunktion ist eine Zusatzfunktion Ihrer CTI-Software (Computer Telephony Integration). Ihre Mitarbeitenden können dank einer Computer-Applikation Anrufe annehmen und tätigen.

Sobald Sie die Rückruffunktion in Aircalls CTI integriert haben, landen eingehende Anrufe in der Warteschleife, bis ein:e Mitarbeiter:in antworten kann. Anstatt zu warten, können sie per Sternchentaste* um einen späteren Rückruf bitten.

Die entsprechende Abteilung (Sales, Kundenbetreuung etc.) wird darüber informiert und sobald ein:e Mitarbeiter:in frei ist, kann er/sie telefonisch auf die Anfrage des Kunden antworten. Die Software registriert, dass der Rückruf getätigt wurde, um zu vermeiden, dass Kund:innen mehrmals zurückgerufen werden.

Anrufer:innen können entscheiden, ob sie warten wollen oder zurückgerufen werden. Sie müssen dafür weder Telefonnummer noch Identität preisgeben, die anonyme Funktion schützt die Daten Ihrer Anrufer:innen.

Da Ihr Kund:innen-Service unmittelbar informiert wird, kann ein freies Teammitglied umgehend zurückrufen. Der automatische Rückruf optimiert mehrere Dinge gleichzeitig:

• Sie reduzieren die Wartezeit für Kund:innen;

• Sie können mehr Anrufe entgegennehmen;

• Mitarbeitende können sich auf ihren Gesprächspartner:innen konzentrieren, ohne sich um Wartende zu kümmern.

Fragen Sie eine kostenlose Demoversion an, um die Funktion des automatischen Rückrufs und seine Vorteile selbst auszuprobieren.

Um die Callback-Funktion zu nutzen, brauchen Sie das professionelle Angebot von Aircall oder ein individuelles, das diese Funktion inkludiert.

Befolgen Sie diese Schritte, um den automatischen Rückruf zu aktivieren:

• loggen Sie sich in der Reportingtabelle des Aircall CTI ein; wählen Sie die Nummer aus, für die Sie die Rückruffunktion aktivieren wollen;

• klicken Sie auf der Seite mit den Einstellungen in der Ecke rechts oben auf „Parameter“;

• scrollen Sie im Tab bis zu „Bitte um Rückruf“;

• klicken Sie auf das Icon, um den automatischen Rückruf zu aktivieren; wiederholen Sie den Vorgang für alle Nummern, für die Sie diese Funktion aktivieren möchten;

• aktualisieren Sie Ihre Telefonansagen, um Kund:innen mitzuteilen, dass sie per *Taste einen Rückruf anfordern können.

Testen Sie Aircall 7 Tage lang kostenlos und entdecken Sie, wie Sie mit unserem Angebot Ihre Unternehmensabläufe optimieren können.

Eine CTI-Software ist die Voraussetzung, um die Rückruffunktion nutzen zu können. Dieses Angebot bietet Ihnen die Möglichkeit, Telefonate von Ihrem Computer aus zu verwalten.

Optimieren Sie den automatischen Rückruf durch zusätzliche Funktionen in Ihrer Telefonapplikation:

• Warteschleife, um Anrufende hinsichtlich der Wartezeit individuell zu informieren

• Time-based Routing, womit Mitarbeitende ihre Erreichbarkeit im Kalender anpassen, um Anrufe entgegenzunehmen oder Kund:innen zurückzurufen

• Anrufweiterleitung, um Anrufe auf ein oder mehrere Mobiltelefone weiterzuleiten

• gemeinsame Inbox, um eine Liste der Anrufe zu erstellen, die von Ihren Teams erledigt werden müssen

• Gesprächsaufnahmen, um Telefonate zu analysieren und die Kundenbeziehungen zu verbessern.