Für Unternehmen mit hohem Anrufaufkommen ist eine Software mit Telefonwarteschleifen unabkömmlich, um keine Kund:innen zu verlieren. Mit der Warteschleifen-Software bleiben Anrufer:innen in der Leitung, bis ein:e Mitarbeiter:in verfügbar ist.

Niemand wartet gerne. Dennoch bleiben Kund:innen lieber kurz in der Leitung, als erneut anrufen zu müssen. Intelligente Warteschleifen-Systeme machen das Kund:innen-Erlebnis auf verschiedene Arten angenehmer.

Teilen Sie Anrufer:innen beispielsweise, mit, wie viele Personen vor ihnen in der Telefonwarteschleife sind. Diese und weitere Funktionen bietet Aircalls Warteschleifen-Software.

Ein anderer Weg, Kund:innen in der Warteschleife zu unterhalten, ist Musik. Vermeiden Sie schlechte, blecherne Qualität und wählen Sie eine frische, abwechslungsreiche und beruhigende Playlist. Aircall bietet 12 gebührenfreie Sounds über die integrierte Mediathek an. Alternativ können Sie Ihre eigene Musik hochladen.

Eine dritte Möglichkeit, die Kund:innen in der Leitung hält, sind aufgezeichnete Warteschleifenansagen. Achten Sie, wie bei der Musik darauf, dass die Ansagen abwechslungsreich, authentisch und leicht verständlich sind. Aircall bietet eine breite Palette aufgezeichneter Sprachausgabe-Optionen (TTS) in 16 verschiedenen Sprachen und 15 verschiedenen Stimmlagen an. Sie können auch Ihre eigenen gesprochenen Nachrichten hochladen.

Eine fortschrittliche Warteschleifen-Software bietet Anrufer:innen einen Rückrufservice oder die Möglichkeit zum Hinterlassen einer Sprachnachricht. Dies zwingt Kund:innen nicht zum Warten, es verkürzt die Wartezeit anderer Anrufer:innen und entlastet Ihre Teams. Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten.

Die moderne Software ermöglicht es Anrufer:innen sich einen Rückruf zu wünschen oder eine Sprachnachricht zu hinterlassen. Mit Aircall können Sie auch genau und individuell festlegen, zu welchem Zeitpunkt der Anrufer in der Warteschleife zu einer personalisierten Voicemail weitergeleitet wird.

Anrufer:innen die Möglichkeit zu bieten, die Telefonwarteschleife zu umgehen bzw. zu überspringen, ist ein wirksames Mittel zur Verringerung der Abbruchrate und steigert die Zufriedenheit von Anrufer:innen und Mitarbeiter:innen.

Fortschrittliche Rückruffunktionen lassen Kund:innen entscheiden, wann sie zurückgerufen werden möchten.

Im Professional-Tarifs bietet Aircall neben vielen weiteren Funktionen eine automatische Rückruffunktion. Sobald Sie die automatische Rückruffunktion von Aircall eingerichtet haben, können Anrufer:innen durch das Drücken der Sterntaste einen Rückruf anfordern. Die Telefonnummer der Anrufer:innen wird automatisch protokolliert; es werden keine weiteren Informationen benötigt. Ihre Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung im Posteingang der Aircall-Benutzeroberfläche und der Rückruf kann getätigt werden, sobald jemand verfügbar ist.

Menschen sind ungeduldig. Laut Studien legen zwei Drittel aller Anrufer:innen auf, wenn der Anruf nach zwei Minuten nicht von entgegengenommen wurde. Lassen Sie Ihre Kund:innen also so kurz wie möglich auf eine:n Mitarbeiter:in warten.

Es ist vollkommen klar, dass eine geringe Wartezeit über die Zufriedenheit Ihrer Anrufer:innen entscheidet. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Strategien, um Wartezeiten zu verringern.

Generell sind 4-8 % bei eingehenden Anrufen eine akzeptable Abbruchrate. Eine Abbruchrate von 10 % gilt als hoch und eine Abbruchrate von 0 % ist im Grunde unmöglich. Abgesehen von der Einrichtung einer fortschrittlichen Software für Warteschleifen gibt es noch andere Taktiken zur Senkung der Anrufabbruchrate.

Geben Sie Kund:innen schnell die gewünschten Antworten auch ohne ein Gespräch mit einem Teammitglied, durch ein Sprachmenü (IVR-System). Bei fortschrittlichen IVR-Systemen führen bestimmte Sprachbefehle zu gewünschten Aktionen, wie z. B. einer vorab aufgezeichneten Sprachnachricht, Ermöglichung eines Rückrufs oder korrekte Weiterleitung des Anrufs. Die Sprachbefehle können auch im Rechner erzeugte TTS-Antworten (vom Englischen „Text-to-Speech“) auslösen, was praktisch ist, wenn es um die Abfrage von Standardauskünften geht, die Ziffern enthalten (z. B. Flugzeiten oder Kontostände).

Das cloudbasierte Telefonsystem von Aircall bietet diese und weitere wertvolle Funktionen, die über eine innovative Benutzeroberfläche gesteuert werden. Genießen Sie ein fortschrittliches und individuell anpassbares Warteschleifen-System als auch maßgeschneiderte IVR-Menüs mit fortschrittlicher Anrufweiterleitung, personalisierter Voicemail und automatischer Rückruffunktion. Testen Sie jetzt Aircall 7 Tage lang kostenlos oder buchen Sie eine gratis Demo, um mehr über die praktischen Callcenter-Features von Aircall zu erfahren und Ihrem Unternehmen zu einem besseren Dialog mit Ihren Kund:innen zu verhelfen.