Tratar con un servicio de atención al cliente puede suponer un gran reto. ¿Cuántas veces has llamado a una empresa y has acabado atrapado en un bucle interminable, repitiendo lo mismo una y otra vez mientras hablabas con varios agentes? A todos nos ha pasado y es una experiencia que querríamos evitar. Afortunadamente, las funciones colaborativas de Aircall pueden ayudar a los equipos de atención al cliente y de ventas a trabajar juntos y evitar, precisamente, esta situación.
Los contactos compartidos, Warm Transfer, el buzón de llamadas compartido y asignar y comentar llamadas son cuatro herramientas esenciales a la hora de establecer y mantener relaciones con los clientes. Estas funciones ofrecen a los equipos de atención al cliente la información que necesitan para gestionar las llamadas más complicadas y les permiten trabajar juntos de forma eficaz. Veamos cómo dichas herramientas pueden potenciar la colaboración entre los equipos de ventas y atención al cliente.
Contactos compartidos
Gracias a los contactos compartidos, los equipos de ventas y de atención al cliente tienen pleno acceso a los datos que necesitan en el momento oportuno, sin tener que perder tiempo buscando nombres y números de teléfono. Esto garantiza la buena coordinación de toda la empresa y puede ayudar a cada agente a personalizar las conversaciones mediante el acceso a una red de datos de contacto, incluso si nunca antes han hablado con ese cliente.
Naturalmente, hay contactos que querrás mantener en privado. Con los contactos compartidos, tienes el control y puedes visibilizar los datos donde y cuando sea necesario.
«Actualmente, nuestros agentes de reservas solo necesitan sus auriculares para hacer su trabajo. Su libreta de direcciones está guardada en Aircall; siempre saben quién llama y a quién tienen que devolver la llamada».
Shelley Tasker, Directora de Operaciones de Alternative Airlines
Warm Transfer
En el mundo de las ventas y la atención al cliente, lo más importante es establecer relaciones significativas. Sin embargo, esto no es posible si los agentes no conocen todos los datos relevantes. Precisamente en este ámbito, funciones como Warm Transfer marcan la diferencia entre Aircall y sus competidores.
Gracias a Warm Transfer, tus agentes pueden informar a otros miembros del equipo antes de desviar la llamada, por lo que los profesionales que se unan posteriormente a la llamada siempre estarán informados. Con todos los datos necesarios a mano, los clientes actuales y potenciales experimentan una transición sin fisuras, situándose en el centro de la llamada, lo que facilita la fluidez de la conversación.
Además, gracias a Warm Transfer, los clientes no tienen que repetir el motivo de la llamada a diferentes agentes, algo que frustra al 33 % de las personas que tratan con equipos de atención al cliente.
«La función de transferencia es ágil y permite mantener el ritmo. Podemos tener una llamada que necesita transferirse a un equipo diferente o podemos iniciar una conferencia telefónica mientras están en la línea. Todo con un solo clic».
- Daniel Prescott, Jefe de Operaciones con Clientes de Superscript
Obtén más información sobre la transferencia de llamadas en nuestra base de conocimientos.
Buzón de llamadas compartido
Aunque la colaboración es clave para el éxito de las empresas, también representa un área en la que muchas organizaciones encuentran obstáculos, principalmente cuando los miembros de la plantilla están distribuidos en diferentes ubicaciones. Sin embargo, con Aircall, los equipos remotos o híbridos pueden trabajar juntos de forma efectiva.
El buzón de llamadas compartido de Aircall facilita en gran medida la colaboración efectiva entre los miembros de tu equipo, ya que reúne en un solo lugar una lista de tareas pendientes para todo el equipo, así como la posibilidad de archivar las tareas a medida que se completan.
Con una sola bandeja de entrada, hay muchas menos posibilidades de que las conversaciones y las oportunidades se pierdan, con la seguridad añadida de que los representantes pueden retomar las conversaciones en sus portátiles o teléfonos móviles estén donde estén.
Asimismo, el buzón de llamadas compartido de Aircall facilita a todos los miembros del equipo la tarea de responder y hacer un seguimiento de las llamadas, ya que ofrece visibilidad y permite asignar y verificar responsabilidades en toda la empresa. De este modo, las respuestas son precisas y los clientes quedan satisfechos.
Asignar y comentar llamadas
El buzón de llamadas compartido de Aircall no es la única función que puede transformar las respuestas de ventas y atención al cliente de tu empresa. Asignar y comentar llamadas es otra herramienta de colaboración clave para esos equipos, ya que facilita el acceso a la información más reciente sobre los clientes y garantiza que cada llamada sea atendida por el agente más adecuado.
Con la función de asignar y comentar llamadas, tus equipos pueden aumentar su productividad, puesto que las notas y comentarios realizados durante las llamadas en una aplicación de CRM o help desk se sincronizan automáticamente. De esta forma, los agentes pueden acceder siempre a la información más reciente de la llamada y compartir fácilmente las notas que necesiten en cualquier momento.
Además, es muy sencillo asignar llamadas y, si los agentes se enfrentan a problemas difíciles que, en un principio, no pueden resolver, pueden asignar una tarea de seguimiento detallada al miembro más cualificado del equipo.
Asimismo, se pueden compartir varios contactos dentro del equipo, lo que garantiza que todo el mundo tenga acceso a los datos correctos. Por su parte, los responsables del área pueden controlar el acceso para garantizar la privacidad de cualquier información confidencial. Una vez más, esto se traduce en la mejor experiencia posible para los clientes, con agentes que están estrechamente conectados y con la información necesaria siempre a mano.
«Tener notas de llamada integradas en la solución ha cambiado las reglas del juego y ofrece una gran experiencia al cliente y a los compañeros».
- Daniel Prescott, Director de Operaciones con Clientes de Superscript
Logra mejores conversaciones hoy mismo gracias a Aircall
Estas cuatro funciones de Aircall marcan la diferencia cuando se trata de mantener a los agentes de ventas y soporte conectados y al tanto de todo, independientemente del reto al que se enfrente y del lugar desde donde trabajen. Precisamente es eso lo que cualquier organización actual necesita si quiere construir una experiencia de cliente de primer nivel.
Gracias a las mejores herramientas de colaboración del sector, tus equipos de atención al cliente podrán entablar mejores conversaciones, crear relaciones más sólidas y ayudar a tu organización a desarrollar todo su potencial.
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Publicado el 18 de octubre de 2023.
