El secreto para construir un lugar de trabajo híbrido | Segunda parte: crear un lugar de trabajo basado en la colaboración

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Este artículo forma parte de nuestra serie sobre la creación del lugar de trabajo híbrido definitivo. Descubre qué es un lugar de trabajo híbrido y qué tener en cuenta a la hora de contratar empleados híbridos.

Las empresas que han integrado con éxito los lugares de trabajo híbridos en sus modelos de negocio tienen un retorno de la inversión tres veces mayor.

¿Cuál es la clave del éxito de un modelo de trabajo híbrido? La colaboración.

Según la consultoría McKinsey: «Las empresas sanas hacen hincapié en el libre flujo de información (divulgación de conocimientos, transparencia de resultados), así como en prácticas como la definición clara de roles y la disciplina operacional».

Cómo crear un lugar de trabajo híbrido basado en la colaboración

1. Confía en los empleados

El trabajo híbrido significa que tanto tú como otros líderes tendréis menos visibilidad sobre los empleados. Ya no puedes supervisarlos mientras trabajan o tampoco hablar un rato con ellos para saber cómo están.

Por ello, tienes que confiar en que tus empleados harán el trabajo en los plazos estipulados y cumpliendo con los estándares establecidos. Sin embargo, para generar confianza hay que crear un sistema que promueva la seguridad y la responsabilidad. He aquí cómo:

• Comprueba periódicamente cómo les va a los empleados, tanto en lo personal como en lo laboral. Así, se empieza a abrir una línea de comunicación que permite la colaboración.

• Deja claro a los empleados lo que esperas que consigan al final del día o de la semana.

• Organiza actividades de cooperación en equipo en las que puedan participar tanto los trabajadores presenciales como los remotos.

• Intenta estar disponible y receptivo cuando un empleado quiera ponerse en contacto contigo.

2. Optimiza los horarios

Lo más probable es que los empleados de un lugar de trabajo híbrido no sigan un horario tradicional.

Es decir, sus horarios serán más dispares y diversos. Asegúrate de optimizar los horarios de los empleados y de utilizar un sistema que permita una mejor colaboración. Por ejemplo, los equipos que tienen tareas individuales pueden trabajar en casa, mientras que los que necesitan colaborar en un proyecto van a la oficina para trabajar mejor en equipo. También puedes implementar horarios variables.

De este modo, te asegurarás de que los miembros del equipo que trabajan en el mismo proyecto puedan colaborar de forma eficiente y eficaz. Además, también se igualan las condiciones al permitir que todos experimenten el trabajo a distancia y el trabajo en persona, al tiempo que se mejora la cultura de trabajo.

3. Forma a los supervisores en la gestión de lugares de trabajo híbridos

El conjunto de habilidades que se necesita para dirigir un lugar de trabajo híbrido es totalmente diferente al que se necesita para el trabajo a distancia y el trabajo presencial. Los supervisores deben ser flexibles a la hora de implantar sistemas y procesos que apoyen y refuercen a ambos tipos de trabajadores para que puedan colaborar eficazmente. Al mismo tiempo, deben ser conscientes de los riesgos y las limitaciones de un lugar de trabajo híbrido. He aquí cómo:

• Evita la idea de que un trabajador presencial rinde más que uno que trabaja de forma remota implantando sistemas objetivos, como los indicadores claves de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés), que miden el rendimiento de los empleados.

• Dirige con empatía, practica la escucha activa y nunca hagas suposiciones.

• Intenta comprender la situación de los empleados y ayúdalos a encontrar soluciones para que tengan un horario y un entorno de trabajo más propicios.

• Facilita la vuelta de los empleados a la oficina. Esto puede introducirse trabajando en la oficina la mitad de la jornada. Por supuesto, es importante aplicar medidas de distanciamiento físico y procedimientos de desinfección regulares.

4. Asegúrate de que cuentas con el apoyo de la dirección

El éxito de un lugar de trabajo híbrido también depende de reescribir los sistemas y los procedimientos de tu empresa actual.

Por lo tanto, no se puede promulgar plenamente el trabajo híbrido sin el conocimiento y la aceptación de los líderes de los equipos y de la empresa. Para ello, asegúrate de hacer lo siguiente:

• Establece objetivos claros

• Alinéalos con los objetivos y la visión de la empresa

• Esboza las medidas concretas que hay que tomar para alcanzarlos

También es recomendable hacer reuniones cada trimestre para evaluar qué estrategias han sido efectivas y qué debe mejorarse.

5. Asegúrate de que dispones de las herramientas adecuadas tanto para los empleados presenciales como para los remotos

Los trabajadores remotos tienen un reto adicional: conseguir las herramientas adecuadas que les permitan trabajar eficazmente en casa. Algunos de los problemas a los que se enfrentan son las conexiones a internet de mala calidad, las limitaciones tecnológicas y la falta de otras herramientas de este tipo que están fácilmente disponibles en una oficina. Por ello, a menudo se sienten relegados en el trabajo y excluidos de los acontecimientos sociales.

Una forma de solucionarlo es organizar actividades de cooperación en equipo, para que los empleados se sientan más cómodos interactuando entre ellos incluso cuando trabajan a distancia. Otra es proporcionar herramientas como un ordenador portátil de empresa y una asignación para la conexión a internet, ya sea en casa o en un espacio de coworking cercano.

6. Incorpora la interacción entre equipos a la experiencia a distancia

Una de las desventajas del trabajo a distancia es que los trabajadores que no están en la oficina pierden la oportunidad de interactuar con sus compañeros. Una forma de acabar con este problema es emplear herramientas que permitan la mensajería privada entre compañeros de trabajo y la mensajería de grupo entre equipos. De este modo, los empleados pueden interactuar entre ellos sin necesidad de utilizar sus cuentas privadas y personales en el trabajo.

Otra es usar software que tiene salas de descanso para que los empleados puedan seguir manteniendo conversaciones privadas durante las reuniones. Además, permite a los empleados celebrar sesiones para romper el hielo al principio de cada reunión, con el fin de establecer mejores relaciones y colaboraciones en el futuro.

Usa las herramientas adecuadas para crear un lugar de trabajo híbrido totalmente colaborativo

Los lugares de trabajo híbridos son el futuro del trabajo, ya que acaban con las deficiencias de los trabajos en persona y a distancia.

Sin embargo, un espacio de trabajo híbrido no está exento de puntos débiles. Para superarlos, fomenta una cultura de colaboración facilitando a tus empleados las herramientas adecuadas.

Aircall comprende los retos que supone colaborar y alinear equipos con diversos entornos de trabajo, por lo que no proporcionamos una herramienta de llamadas cualquiera. Proporcionamos una herramienta de llamadas que permite grabar y transcribir las reuniones en tiempo real, para que haya una transparencia total aunque no se asista a la reunión. Además, cuenta con funciones de horario comercial que ayudan a los empleados a mantener el equilibrio entre la vida laboral y la personal, a la vez que se optimiza su horario. Y, por si fuera poco, Aircall se integra con más de 80 herramientas que ayudan a mejorar la comunicación, agilizan los flujos de trabajo de los equipos y mucho más.

¿Quieres integrar un lugar de trabajo híbrido en tu modelo de negocio para aprovechar todo el potencial de tu empresa? Programa una llamada con nosotros para saber cómo podemos ayudarte.

Publicado el 14 de septiembre de 2021.