¿Cuál sistema de telefonía de empresa es el más adecuado para tu empresa? Ya se trate de una compañía bien establecida o de un negocio en auge, este artículo te ayudará a decidir cuál configuración de telefonía comercial debes elegir.
La pandemia del COVID-19 ha cambiado el panorama empresarial global. Ahora más que nunca es esencial que cada decisión que se tome en una compañía sea, en la medida de lo posible, una decisión a prueba de imprevistos. A continuación, describiremos qué tipos de opciones de telefonía de empresa están disponibles y cuáles son las recomendaciones de nuestros expertos, en especial ahora que nos adentramos en la ‘nueva normalidad’ laboral.
Quick links
Características principales a buscar en un proveedor de VoIP
Establecer una configuración de telefonía preparada para el futuro
Tipos de sistemas en la telefonía de empresa
Para hacernos una idea general sobre la telefonía comercial, echemos un vistazo a las tres configuraciones principales que se utilizan en la actualidad.
En primer lugar, tenemos un clásico: el teléfono fijo de oficina, cuyo hardware ejecuta la interfaz PRI en la red ISDN. El servidor en el que se aloja este tipo de tecnología telefónica se denomina centralita telefónica (PBX). En resumen, la configuración de la centralita telefónica se equipara a la de los cables telefónicos tradicionales que usan un servidor PBX ubicado en tu oficina.
A continuación, tenemos los teléfonos que usan Internet. ¡Hola, VoIP! El primer sistema de VoIP del que hablaremos es la centralita IP. En esta configuración, las llamadas telefónicas se enrutan entre las redes VoIP y la telefónica conmutada (PSTN), y viceversa. Los servidores de centralitas IP se alojan in situ o se accede a ellos a través de un proveedor de servicios de telecomunicaciones o de Internet. Esta configuración funciona con los ‘hard phones’ SIP, los teléfonos de escritorio con hardware fijo normal que realizan las llamadas a través de Internet en lugar de la red de cable PSTN con soporte físico.
En segundo lugar está la centralita virtual. Este sistema de telefonía comercial solo utiliza un software y el Internet para reemplazar a los teléfonos de escritorio, los cables y otros tipos de hardware. Las llamadas telefónicas se realizan y se reciben a través de una aplicación especializada o de un navegador desde ordenadores portátiles y teléfonos inteligentes. A esta tecnología también se le conoce como configuración de ‘softphone’.
Finalmente, existe una solución híbrida que usa un sistema de telefonía PRI ‘heredada’, de soporte físico combinada con la tecnología de los teléfonos IP. Sin embargo, su uso es poco común debido a que presenta varios inconvenientes.
Elegir un sistema de telefonía de empresa
Una configuración de telefonía correcta depende en cierta medida del tamaño, el alcance y la organización de la empresa. En la gran mayoría de los casos, un sistema de telefonía para pequeñas empresas trabaja con VoIP.
Un sistema de telefonía fija de empresa requiere de técnicos de TI para la instalación y el mantenimiento frecuente, así como de un hardware complicado. También conlleva altos costos iniciales y es mucho menos versátil que la VoIP. El único beneficio general y verdadero que proporciona una configuración analógica de este tipo por encima de una centralita virtual es la confiabilidad de la conexión. Este aspecto debe tomarse en cuenta si se opera en un área donde el Internet se vuelve inestable debido al constante alto volumen de llamadas, o para garantizar protección ante cortes de energía y fallas de Internet. Sin embargo, en este caso, una conexión analógica estable que cuente con una copia de seguridad digital en caso de que surjan problemas de infraestructura, también puede ser la mejor solución.
Las configuraciones de las centralitas IP están bien establecidas a nivel mundial cuando se trata de grandes empresas, pero ofrecen mucho menos recursos y son menos intuitivas que los sistemas telefónicos totalmente virtuales. Las centralitas IP no pueden integrarse a servicios digitales como los CRM, los software de análisis o a las funciones avanzadas de los call centers, como por ejemplo, a la función power dialer. Las centralitas IP también requieren costosas instalaciones de hardware, como los teléfonos fijos de oficina, lo cual no permite trabajar de forma remota.
Los sistemas de telefonía comercial de centralita virtual en la nube están en el punto de mira de la mayoría de las empresas, especialmente de las compañías nuevas y de los negocios de rápido crecimiento.
La configuración de la centralita virtual funciona bien en oficinas de todos los tamaños y es la única opción de telefonía de empresa que permite el trabajo remoto, lo cual es un punto importante a considerar en los tiempos que corren. Si cuentas con una conexión a Internet confiable, te recomendamos vehementemente escoger esta opción para tu negocio. ¡Esta es la razón por la cual la solución de telefonía comercial de centralita virtual en la nube de Aircall es tan popular!
Características principales a buscar en un proveedor de VoIP
Si tu negocio está en auge o se está expandiendo, tienes acceso a una conexión de Internet de alta velocidad y ya estás más que convencido de que configurar una centralita virtual como sistema de telefonía comercial es el camino a seguir… ¿Cuál es el siguiente paso?
Dado que existe una gran variedad de opciones de proveedores, estas son las cinco características principales a tener en cuenta al escoger un proveedor de telefonía de empresa VoIP:
Flexibilidad técnica y capacidad
Relación valor–precio
Valor agregado y funciones del call center
Integraciones y herramientas de trabajo en equipo.
Fiabilidad y seguridad
¿Qué debe tener un sistema de telefonía de empresa?
1. Alcance generalizado y operaciones ágiles
¿Cómo hace un proveedor para proporcionar múltiples líneas “locales” a diferentes países sin necesidad de presencia física? En Aircall, trabajamos con los mejores operadores de SIP trunking (Twilio, Voxbone y Colt) para garantizar una cobertura de calidad en todo el mundo. Ofrecemos números locales para su negocio en más de 100 países, así como números de llamada gratuita en cualquier país en el que opere su empresa. ¡Y puedes acceder a todas estas opciones a través de tu navegador o de nuestra aplicación especializada, en tu teléfono inteligente u ordenador portátil! La mejor parte es que tu personal no tiene que hacer malabarismos para manejar varios contratos con diversos proveedores de SIP trunking porque todo lo gestionamos nosotros en Aircall.
A través de la tecnología avanzada del SIP trunking, también podemos agregar (o eliminar) líneas telefónicas adicionales con solo hacer clic en un botón, lo cual es imposible hacer con un sistema de centralita telefónica, así que solo pagas la cantidad exacta de líneas telefónicas que necesitas.
2. Haz que tu dinero valga más
Los sistemas telefónicos de centralita virtual en la nube no requieren de los altos costos iniciales de instalación de hardware de los sistemas de una centralita telefónica o de una centralita IP, ni conllevan costos de mantenimiento significativos. Sin embargo, sí implican tarifas de suscripción mensuales regulares, por lo que vale la pena revisar la oferta para asegurarte de obtener el mayor valor de tu dinero. ¿Qué servicios ofrece el proveedor además de las líneas telefónicas digitales? Hay que tomar en cuenta las características que optimizan las operaciones, ahorran tiempo y, al final, dinero.
Hay proveedores de servicios de VoIP que ofrecen muchísimo más que líneas telefónicas virtuales. Con Aircall, puedes tener acceso a todas las funciones que anteriormente solo estaban disponibles para las corporaciones de call centers.
3. Servicios útiles del call center
Las funciones de lista de espera, grabación de llamadas y enrutamiento de llamadas son esenciales para el manejo eficiente de los diálogos en un equipo de ventas o de soporte. Aircall ofrece todos estos elementos y más. Los servicios avanzados del call center de Aircall son intuitivos, así como los warm transfers (basados en los horarios individuales de los colegas de equipo y en destrezas únicas como la competencia en idiomas), marcación por grupo, llamadas paralelas, devolución de llamada en lista de espera, mensaje de voz personalizado y gestión del panel de monitoreo en tiempo real.
Aircall proporciona grabación de llamadas con protección de privacidad avanzada, así como la posibilidad de que los colegas del equipo supervisen las llamadas en vivo y ‘susurren‘ información crucial durante estas llamadas.
Si lo que se quiere es aumentar el volumen de llamadas salientes, lo ideal es que el proveedor ofrezca un servicio satisfactorio de sales dialer, como el Power Dialer de Aircall. Otras características útiles a tomar en cuenta son funciones como, por ejemplo, un menú de Respuesta de voz interactiva (IVR) para cuando un cliente llama.
4. Integraciones de CRM y herramientas de colaboración en equipo
Hay que buscar un servicio de VoIP que no sea simplemente una herramienta más que tengas que administrar, aparte de tus otros programas y bases de datos. Aircall gestiona todas tus herramientas y workflows críticos, lo cual te ahorra un tiempo precioso que puedes dedicar a enfocarte en lo que es verdaderamente importante.
Un buen sistema de telefonía de empresa aumenta la productividad y aligera la carga de trabajo de tu equipo. Deja que se concentre en lograr mejores conversaciones con los clientes mientras que Aircall simplifica tanto su trabajo después de cada llamada como el trabajo de equipo. Gracias a herramientas de colaboración tales como lista de contactos y bandeja de entrada compartida, asignación avanzada de llamadas y toma de notas durante la llamada.
Maximiza la eficiencia al elegir un proveedor que brinde acceso a los valiosos datos de tus llamadas. Aircall ofrece un panel de control fácil de usar para que obstengas información detallada y en tiempo real sobre la analítica de tus llamadas.
5. Fiabilidad y seguridad
Resulta sensato almacenar datos en la nube en lugar de conservarlos en un sistema con soporte físico, ya que a veces este último puede resultar inaccesible o vulnerable. La violación de datos personales debido a un error humano o intencional con alevosía es sorprendentemente común en las infraestructuras con soporte físico.
La nube puede parecer un lugar arriesgado para almacenar datos, debido a su naturaleza intangible, pero los proveedores realizan grandes inversiones para blindar sus protocolos de seguridad en la nube y las violaciones son muy poco comunes.
¿Cómo hace su proveedor de centralita virtual para controlar la seguridad?, ¿su nube de alojamiento está encriptada y es hermética ante la fuga de datos? Estas son preguntas vitales que hay que plantearse cuando se evalúan los candidatos para elegir un proveedor.
Establecer una configuración de telefonía preparada para el futuro
A medida que la forma de hacer negocios en el mundo se adapta para enfrentar los cambiantes tiempos que corren, las empresas están dando prioridad a una cosa: preparar sus negocios para el futuro.
El sistema de telefonía de empresa es un aspecto de tu organización que no puede ser un freno para la empresa en ninguna circunstancia. Elegir una configuración de la centralita virtual en la nube, garantiza que tu equipo tenga la posibilidad de trabajar de forma remota, y garantiza el acceso a los datos de tu empresa en la nube en cualquier momento.
Si tienes una configuración de oficina con soporte físico a gran escala y deseas contar con un sistema confiable, elige la telefonía VoIP. En especial si tus prioridades son la movilidad, la escalabilidad, la seguridad, el trabajo remoto o la rápida expansión internacional.
Aircall es una solución de telefonía de empresa intuitiva que ofrece una gran cantidad de servicios profesionales de call center tanto para nuevos emprendimientos y pequeñas empresas, como para grandes empresas, cuyo fin último es facilitarle la vida a tu equipo. ¡Ponte en contacto con nosotros si quieres subir a bordo!
Publicado el 12 de noviembre de 2020.
