Disponer de los datos adecuados en el momento adecuado permite a tus agentes de soporte y de ventas hacer mucho mejor su trabajo (siempre que puedan encontrar esta información fácilmente). Tener la dirección de correo electrónico de un cliente guardada en un sitio y el número de teléfono en otro no es lo más eficiente. Lograrás sacar un mayor provecho a la información que tengas cuando esta sea clara, accesible, consistente y completa. Y esto es algo que puedes tener gracias a la sincronización, con la que, además, te ahorrarás horas y horas de trabajo manual. Con el fin de aportar más a los clientes B2B, HubSpot ha diseñado una nueva herramienta de sincronización, Operations Hub, para la plataforma de HubSpot CRM que sincroniza la información de los contactos de Aircall de forma bidireccional.
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Cómo la visibilidad de los datos mejora el rendimiento de un negocio
Mejorar el rendimiento de los equipos que realizan llamadas gracias a los datos
La importancia de sincronizar los datos
Según la RAE, «sincronizar» significa «hacer que coincidan en el tiempo dos o más movimientos o fenómenos». En el caso de los datos, esto hace referencia a la acción que hace que un conjunto de datos sea idéntico en dos o más lugares.
La sincronización hace posible que cada fuente de datos y cada terminal cuenten con exactamente la misma información. Durante el proceso, los datos se comparan en ambos extremos buscando duplicados o lagunas. Luego, los registros se actualizan automáticamente para que coincidan.
Estas son algunas razones por las que la sincronización es tan importante:
Los datos siempre conservarán su consistencia en los registros del cliente.
Cualquier agente de ventas o de soporte puede acceder al registro de un cliente y ver la misma información, independientemente de la fuente.
En cuanto a la seguridad de los datos, la sincronización puede ayudar a prevenir riesgos de vulneración.
Los datos consistentes ayudan a prevenir equivocaciones.
Las actualizaciones se producen en tiempo real, por lo que siempre tendrás a tu disposición la información más actualizada.
La sincronización de datos facilita el trabajo entre equipos.
Poder acceder a información consistente ayuda a mejorar la experiencia de los clientes.
Si piensas en las muchas ventajas que ofrece la sincronización de datos, te harás una idea de cómo ayuda a tus agentes de soporte y de ventas a hacer que la empresa funcione mejor.
Cómo la visibilidad de los datos mejora el rendimiento de un negocio
Visibilidad significa poder ver. Si tus datos están guardados en un solo lugar, todo el mundo podrá ver quién accede a ellos, quién los modifica y qué información falta.
Tus agentes de soporte y de ventas deben tomar decisiones en cada llamada, y, como propietario de una empresa, necesitas una gran cantidad de datos para tomar esas decisiones. En los dos casos, una información precisa y consistente es fundamental para tomar decisiones con conocimiento de causa. Un programa de sincronización de datos brinda, a tus empleados y a ti, la confianza necesaria para tomar una decisión, ya que tenéis acceso instantáneo a todos los datos y hechos. No hay lugar para suposiciones.
La visibilidad de los datos hace que tu empresa sea más ágil y reactiva. Además, la exactitud y la consistencia de los datos te ayuda a entender mejor tu mercado. Las condiciones cambian, y tener esta información a mano te ayudará a tomar las medidas más adecuadas cuando sea necesario. De la misma forma, la manera en la que usas los datos también puede cambiar, aunque esta información se mantenga exactamente igual. Podrás hacer frente más fácilmente a los nuevos riesgos y retos que todo cambio conlleva.
Asimismo, tener un registro consistente y actualizado que esté disponible para todos los equipos hará que estos se sientan más unidos y motivados a la hora de trabajar en objetivos comunes. En la mayoría de los casos, la moral también mejorará.
Mejorar el rendimiento de los equipos que realizan llamadas gracias a los datos
Que una centralita esté ocupada no significa que sea productiva, ya que la productividad se basa en usar el tiempo de manera inteligente y eficiente.
Seis formas concretas en las que los datos mejoran el rendimiento de los equipos:
Los registros se actualizan en tiempo real. Da igual si en tu centralita trabajan agentes de soporte o de ventas y si están en remoto o en la oficina, todos tendrán acceso a las últimas actualizaciones que hagan sus compañeros. No hace falta esperar a que llegue alguien para cambiar la información o la actualización de la base de datos al día siguiente.
Los datos, si se combinan con una formación adecuada y un flujo de trabajo detallado, permitirán que tus agentes de soporte y de ventas puedan trabajar de forma independiente y con poca supervisión. Poder acceder a información detallada sobre los clientes y contar con un proceso para atender las necesidades de los clientes les ayudará a resolver incidencias más rápido, algo que es muy positivo tanto para el cliente como para la empresa.
Los datos muestran si un cliente está satisfecho o no. Cualquiera con acceso a los registros de los clientes puede ver las encuestas automatizadas, las notas y los comentarios. Si un consumidor no está satisfecho con una interacción previa, el siguiente empleado que hable con este cliente lo sabrá y tendrá la oportunidad de mejorar la situación.
Los datos de una centralita combinan datos analíticos y el elemento humano. Estos componentes son importantes a la hora de hacer que tu empresa destaque por encima de la competencia y te ayudarán a mejorar la experiencia de los clientes.
Los datos accesibles hacen que una centralita sea más eficiente. Los agentes de ventas y de soporte no pierden tiempo entrando y saliendo de programas que no están conectados entre ellos o buscando por todos lados la información que necesitan.
Los agentes de soporte y de ventas pueden encontrar el equilibrio perfecto en el empleo del tiempo para atender a los clientes. Los datos correctos les ayudan a encontrar un equilibrio entre el tiempo que pasan atendiendo a los clientes, estableciendo relaciones con ellos, personalizando interacciones y solucionando sus problemas.
A continuación veremos las funciones de la nueva integración para la sincronización de datos de HubSpot y cómo permiten aumentar el rendimiento de los equipos.
Tres ventajas de Operations Hub, de HubSpot
Operations Hub, de HubSpot, pone fin a la necesidad de una solución que sincronizase bidireccionalmente la información de los contactos entre HubSpot y Aircall. Ya no es necesario introducir los datos de forma manual. Todo es intuitivo y fácil de utilizar. No hace falta esperar a que se descarguen los informes. Solo tienes que iniciar sesión y revisar los datos.
Echemos un vistazo a las tres características Operations Hub, de HubSpot.
Función n.º 1: sincronización de los datos de Aircall y HubSpot
Cuando un agente de ventas o de soporte actualice la información de un cliente o cuando ésta se actualiza mediante una herramienta automatizada, los registros se actualizarán en ambas aplicaciones automáticamente. Cuando un empleado cree un registro nuevo en HubSpot, esta información también se creará en Aircall. Todo el historial de datos se sincronizará de forma instantánea y las actualizaciones posteriores se sincronizarán en tiempo real.
Función n.º 2: sincronización de datos a elección
Es posible que, según el tipo de empresa o cómo se gestionan los flujos de trabajo en tu centralita, no te interese o no necesites actualizar toda la información del registro de un cliente. Puedes configurar una sincronización tanto unidireccional como bidireccional, por lo que tienes la opción de elegir si sincronizas los datos en una aplicación o entre ambas. Es más, puedes añadir filtros para indicar qué campos concretos de Aircall o de HubSpot quieres sincronizar para evitar que otros se actualicen. Con una integración para la sincronización de datos personalizable, eres tú quien lleva las riendas. Puedes hacer lo que quieras.
Función n.º 3: asignación de campos por defecto
La asignación de campos ya viene configurada, por lo que podrás usar la integración desde el minuto uno. Esta asignación por defecto te ayuda a organizar los datos y facilita su lectura.
Crear un entorno de datos de primera
Si bien es necesario invertir tiempo y recursos en la introducción manual de datos y otras actividades relacionadas con mantener los registros de los clientes al día, hacerlo no te ayuda directamente con los objetivos de tu empresa. Pero una integración para la sincronización de datos lo cambia todo.
La sincronización de datos complementa tu estrategia de gestión de datos y hace que los equipos trabajen mejor, algo que favorecerá la consecución de los objetivos de la empresa y la mejora de la experiencia de los clientes.
La sincronización de datos en tiempo real también elimina los puntos débiles que supone la gestión de los datos no guardados, duplicados o incompatibles en los registros de los clientes, por lo que la preocupación sobre inconsistencias en la información es cosa del pasado. Y lo más importante, los agentes de soporte y de ventas ya no dudarán sobre la exactitud y actualidad de los datos que están viendo.
Tendrás solo datos limpios, actuales y accesibles, como debe ser.
En resumen: Operations Hub, de HubSpot, sincroniza los datos de forma bidireccional entre HubSpot y Aircall, elimina la introducción manual de datos y te da un control total sobre qué datos sincronizar automáticamente. Te ayuda a ser más eficiente para reducir costes, aumentar los ingresos y ofrecer una mejor experiencia a los clientes. Operations Hub de HubSpot es toda una revolución en la gestión de datos.
Publicado el 7 de septiembre de 2022.
