Dada la retirada progresiva de la red telefónica de cobre tradicional, también llamada RTC («red telefónica conmutada»), que tendrá lugar a partir de 2025, el sistema telefónico PABX irá poco a poco desapareciendo en favor de una telefonía desmaterializada que funcionará a través de la red de fibra, también conocida como telefonía VoIP.
De hecho, Telefónica y las autoridades en telecomunicaciones han anunciado que poco a poco irán migrando el conjunto de la red analógica nacional hacia la digital, donde las líneas se conectan exclusivamente a través de internet.
Por ello, se recomienda a las empresas que dispongan de sistemas PABX que tomen medidas y opten por la telefonía desmaterializada y las líneas telefónicas IP («Internet Protocol» o «protocolo de internet»). Las ventajas de migrar hacia la telefonía VoIP («voz sobre IP») son muchas para todo tipo de empresas, independientemente de su tamaño y sector.
Descubre siete buenas razones para cambiar el sistema telefónico PABX por la telefonía VoIP.
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Siete razones para cambiar la instalación telefónica por una solución de telefonía IP
Sistema telefónico PABX: definición
Los sistemas telefónicos clásicos, llamados sistemas PABX por sus siglas del inglés Private Automatic Branch eXchange, son autoconmutadores que surgieron en los años ochenta en la forma en que los conocemos, para responder a la necesidad que tenían las empresas de transferir con facilidad un gran número de llamadas internas y externas, y mantenerse interconectadas dentro de una misma empresa. Así, esta nueva necesidad marcó la aparición del sistema telefónico automático privado, que permite a los empleados comunicarse entre sí a través de una red local, pasar llamadas entrantes y transferir llamadas a los distintos participantes de las conferencias telefónicas.
A pesar de que las llamadas externas seguían siendo relativamente caras, los sistemas PABX permitían comunicarse de forma fácil y gratuita a los empleados de las distintas oficinas. Antes de la llegada de internet, esta opción suponía una ventaja indiscutible para las empresas, tanto en cuestión de costes como de sencillez.
Sin embargo, la tecnología de los sistemas PABX es muy restrictiva, sobre todo por motivos físicos y logísticos. La instalación de semejante red requiere una movilización considerable: en ocasiones puede llevar varias semanas, según el tamaño de la empresa. Cada nuevo puesto requiere la instalación individual de un sistema telefónico PABX, que se conecta a la red local. Por ello, solo es posible transferir llamadas telefónicas desde el puesto fijo instalado en cada despacho.
¿Cómo funciona el PABX?
El teléfono clásico o analógico se basa en una tecnología idéntica a la del teléfono fijo inventado en 1876: las llamadas se transfieren a través de una conexión física de cobre entre dos aparatos. Las empresas no tardaron en integrar la telefonía como herramienta esencial e imprescindible en sus operaciones, para llamadas locales y, sobre todo, internacionales, lo que en esa época les permitía ahorrar mucho tiempo.
Sin embargo, las llamadas entre dos empleados de la misma empresa seguían siendo tan caras como las llamadas externas: así surgió el sistema PABX, para diferenciar los dos tipos de llamada y, con ello, abaratar considerablemente la factura telefónica.
Los sistemas PABX permitieron más adelante la aparición de nuevas prestaciones, revolucionarias en su época: la transferencia de llamadas, la mensajería de voz e incluso las conferencias telefónicas con múltiples usuarios. Esta tecnología también permitía diferenciar las líneas: es decir, un mismo sistema PABX puede controlar varias líneas telefónicas a la vez.
Sin embargo, los equipos PABX disponen de una capacidad de integración limitada, con un número concreto de líneas o puestos telefónicos. Por tanto, los sistemas PABX se suelen agrupar en dos categorías: los pequeños o microconmutadores, que solo pueden abarcar hasta 10 puestos, y los más grandes, capaces de integrar hasta 500 líneas.
A pesar de su aspecto revolucionario a finales del siglo XX, su tecnología analógica basada en una red física de cobre no le permite seguir evolucionando, y en la actualidad la telefonía VoIP la ha superado ampliamente. Esta nueva tecnología permite una desmaterialización total del sistema, que evita tener que conectarse con un aparato fijo desde un despacho y un lugar concretos.
Como la tecnología de telefonía de voz sobre IP es más flexible, más práctica y menos costosa que la red analógica tradicional, las operadoras de siempre decidieron, a partir de 2016, ir poniendo fin a esta última para centrarse exclusivamente en la red IPBX (también llamada centrex).
Siete razones para cambiar la instalación telefónica por una solución de telefonía IP
Existen numerosas diferencias entre la red analógica RTC y la red digital VoIP. Aunque las nuevas empresas empiezan a trabajar directamente con la telefonía IP, aún hay muchas que siguen trabajando con la red antigua y con puestos fijos inamovibles, desprovistos de las muchas prestaciones disponibles en VoIP y de un rendimiento telefónico mucho más poderoso.
Estos son los motivos principales que empujan a las empresas actuales a cambiar su sistema PABX para migrar hacia la telefonía IP.
Sistemas PABX: obsolescencia a medio plazo
Como ya hemos apuntado, las operadoras tradicionales tomaron la decisión de no abrir nuevas líneas telefónicas en la red analógica a partir de 2015, para ir retirándolas de forma progresiva desde 2025. Así, los sistemas PABX, que funcionan en esta red, están condenados a ir desapareciendo poco a poco.
PABX: instalación y mantenimiento complejos
Instalar una red telefónica de sistemas PABX supone una logística compleja que requiere movilizar un equipo durante varios días para transportar aparatos, crear líneas, instalar puestos fijos y ponerlo todo en marcha. Si más adelante surgen problemas en la red local, el proveedor debe desplazarse al lugar para repararlos o corregirlos, lo que supone numerosas restricciones en un ámbito profesional, sobre todo en el contexto de un espacio de trabajo abierto.
Operadoras propietarias de los sistemas PABX
Los teléfonos y aparatos PABX suelen pertenecer a la marca y al proveedor, por lo que no se pueden usar en caso de cambiar de proveedor. En tal caso, es necesario lanzarse nuevamente a la fase de instalación y puesta en marcha que acabamos de apuntar. También es una estratagema de las operadoras para retener a las empresas como clientes, ya que estas no quieren desperdiciar su valioso tiempo en cambios de proveedores.
Por el contrario, migrar a una solución de telefonía IP será sencillo y rápido, lo que permite evitar una logística farragosa que lleve mucho tiempo, ya que los números de teléfono se integran en los móviles y los ordenadores portátiles.
PABX: un sistema muy rígido
Poner en marcha un sistema telefónico PABX es muy complejo, al igual que modificar la oferta o el número de puestos en una empresa. En la actualidad, los proveedores telefónicos deberían ser tan flexibles como las empresas: si una empresa crece, es normal que necesite añadir regularmente nuevas líneas.
Con los sistemas PABX, primero hay que pedir hora para que el instalador acuda a instalar los nuevos puestos fijos, mientras que si se opta por la telefonía VoIP, las nuevas líneas se abren casi de inmediato con unos pocos clics, gracias a la completa desmaterialización y a la telefonía empresarial en la nube.
La telefonía PABX es más cara que la telefonía VoIP
Si hay que comunicarse con Europa u otros países del mundo, las comunicaciones telefónicas son mucho más caras con la red analógica que con la red digital, debido al uso físico de la red de cobre. Aunque las llamadas sean en su mayoría nacionales, los costes de instalación y de comunicación telefónica son mucho menores si se usa un sistema de telefonía IP.
Por ello, migrar a la telefonía VoIP representa un ahorro nada desdeñable en una empresa, por no hablar de las nuevas prestaciones tecnológicas de que dispondrán los empleados, que permiten una mayor productividad y un mejor retorno de la inversión.
Las líneas telefónicas clásicas no están adaptadas al teletrabajo
Con la generalización del teletrabajo o de un sistema flexible en el que los empleados alternan el trabajo en su domicilio con la oficina, el sistema telefónico fijo no se adapta a estas nuevas necesidades. Por ello, las empresas se inclinan por una red telefónica desmaterializada en la nube para que los empleados sean fácilmente localizables y puedan trabajar desde donde deseen.
Posibilidades muy limitadas a la hora de integrar prestaciones avanzadas
Ahora que las empresas pueden dirigir el conjunto de sus actividades comerciales de relación con los clientes desde un panel de control completo y potente, los usuarios de PABX, por desgracia, no pueden disfrutar de la conectividad entre sus distintas herramientas. Sin embargo, además de la desmaterialización total, el software VoIP permite conectar herramientas digitales, como la plataforma CRM o Helpdesk, para dirigir la estrategia comercial o la relación con los clientes desde una sola plataforma, sin necesidad de tener abiertas varias ventanas.
Con el sistema PABX, la ausencia de panel de control también impide disfrutar plenamente de análisis detallados de las estadísticas de llamadas que efectúa el personal. Puesto que los datos son fundamentales para las estrategias de desarrollo comercial, es prácticamente impensable en la actualidad renunciar a los KPIs y a supervisar los avances de los equipos comerciales o de atención al cliente.
Conclusión
Aunque la centralita profesional sigue siendo imprescindible para la gestión de llamadas y la comunicación interna, el sistema PABX es una tecnología del pasado. Por ello, la telefonía de empresa ha entrado en la era de las comunicaciones unificadas gracias a la telefonía VoIP, que permite una mayor flexibilidad y una amplia conectividad con numerosas herramientas digitales para obtener una mayor eficacia.
Además, la gestión de flujos telefónicos profesionales ha dejado de ser un quebradero de cabeza: las soluciones VoIP están totalmente desmaterializadas y el proveedor atiende al cliente en cuestión de segundos para resolver sus problemas en tiempo real.
Publicado el 5 de octubre de 2022.
