3 manières dont la transformation numérique peut aider les PME à réduire leurs coûts (et comment y parvenir)

Prêt à déployer la téléphonie de votre entreprise ?

Découvrez la solution maintenant

Commencez

Est-il encore nécessaire de vanter les mérites et les avantages de la transformation numérique aux directeurs et chefs d'entreprise ? Il existe tant d’articles et de publications sur le sujet. Cela étant, il est important de noter que la "transformation digitale" n'a pas toujours la même signification pour les entreprises selon leur taille ou leur stade de croissance. Pour les très grandes entreprises, il s'agit surtout de mettre en place des micro-optimisations qui auront un impact important à grande échelle. Alors que pour les petites et moyennes entreprises (PME), il est surtout question de la réduction des coûts de la transformation numérique avec la mise en place de solutions opérationnelles et efficaces. 

Mais alors, comment la technologie peut-elle réduire les coûts d'une entreprise ? Et ces économies potentielles valent-elles vraiment la peine de tous ces efforts ?

La réponse est très souvent oui. Mais l'acquisition et la mise en place de nouvelles technologies pour réduire les coûts doit être progressive. D'après Deloitte, les PME qui mettent en place des solutions technologiques efficaces connaissent une croissance 26% plus rapide que leurs concurrents qui n’osent pas engager de transformation digitale.

Si vous envisagez d'investir dans la transformation numérique, voici de quoi vous aider à faire les bons investissements, en vue d’une vraie réflexion stratégique "économiser pour prospérer" plutôt que "économiser pour survivre".

Quels sont les avantages de la gestion des coûts de la transformation digitale pour les PME ?

L'étude menée par Deloitte et Google “Comment le cloud permet une croissance rapide des PME” a révélé que les PME ayant engagées une transformation numérique réalisent +21% de bénéfices bruts.

Cette augmentation des bénéfices est possible grâce à l’optimisation des trois piliers clés où la transformation digitale intervient efficacement : le Management, les Opérations et la Stratégie.

#1: La transformation digitale permet de réduire les coûts du management

Avec une approche pratique et documentée, les  dirigeants de PME qui investissent dans la transformation numérique réalisent des économies : 

• En réduisant les coûts de base : en évitant l’achat, l’installation et la maintenance de matériel “physique”. Par exemple, passer de la téléphonie traditionnelle (standards fixes) à la téléphonie cloud 100% dématérialisée contribue à réduire les coûts téléphoniques, tout en optimisant les process internes (en automatisant certaines tâches par exemple).

• En réduisant ou éliminant les tâches administratives quotidiennes des équipes de vente et du service client : une fois les coûts du matériel réduits, l'automatisation des tâches manuelles et chronophages telles que la gestion du CRM réduit encore davantage les coûts d’une équipe.

• En améliorant le suivi des performances : évaluer les performances des équipes avec précision et en temps réel permet d’adapter les stratégies et décisions rapidement. 

Les technologies et logiciels basés sur le cloud comme Aircall sont conçus pour permettre aux managers (même non techniques) de pouvoir travailler efficacement sans intervention de l’équipe IT. Cette solution est particulièrement intéressante pour les PME qui veulent utiliser des outils simples, complets et performants pour des économies concrètes et quantifiables.

#2: La transformation digitale pour réduire les coûts des opérations 

Ces économies de coûts dans le management grâce à la transformation digitale génèrent aussi des économies dans l’aspect opérationnel des équipes. 

Voici comment :

• Audit des process : combien de temps votre service informatique consacre-t-il à la configuration des systèmes téléphoniques et à la maintenance ? Commencez donc par vérifier leur coût annuel avec les personnes concernées.

• Migration vers le cloud : une fois que vous avez audité les processus opérationnels, décidez lesquels peuvent être optimisés en les migrant vers le cloud. En connectant vos process sur le cloud, vous les rendrez très rapidement plus rentables.

• Optimisation des process : vous avez migré certains outils dans le cloud pour réduire les coûts opérationnels, il est maintenant temps d'optimiser en affinant vos nouveaux workflows digitaux afin de réduire encore davantage vos coûts.

L'audit des process, la migration vers le cloud et l'optimisation donneront aux responsables une plus grande indépendance et une meilleure efficacité productive aux équipes opérationnelles.

Nous avons testé le remplacement de la téléphonie traditionnelle par la téléphonie cloud dématérialisée d'Aircall : les PME ont réduit leurs coûts de maintenance et d'appel de 1 300$ en moyenne par utilisateur, soit 219 300 $ au total.

#3: La transformation digitale réduit les coûts de la Stratégie (si les deux premiers points ont bien été mis en place)

Nous avons donc vu comment la transformation digitale permet de réduire les coûts de management et opérationnels. Mais pour que ces avantages soient rentables sur le long terme, ils doivent également être mis en place à des niveaux stratégiques.

C'est là que de nombreuses PME échouent. En effet, si la transformation digitale est mise en place au niveau local mais n’est pas utilisée à bon escient au niveau stratégique, les résultats de l’entreprise en souffriront inévitablement.  

C’est donc un cercle vertueux : plus les résultats seront meilleurs, plus les dirigeants  seront enclins à poursuivre cette transformation digitale. Et inversement.

Une collaboration active entre les chefs d'entreprise, les directeurs des opérations, les chefs d’équipe et de la stratégie est donc primordiale pour éviter d'enrayer la bonne dynamique d’une transformation numérique.

Voici donc quelques conseils lorsque vous voulez mettre en place de nouveaux outils technologiques :

• Échangez avec les différents directeurs de services. Déterminez quels pourraient être leurs avantages stratégiques et opérationnels.

• Concevez un plan précis pour déterminer les coûts qui pourront être économisés et réinvestis dans d’autres services stratégiques, comme le développement de produits pour étendre votre offre à de nouveaux marchés et devenir plus compétitif.

Imaginons que vous souhaitiez remplacer votre téléphonie traditionnelle nécessitant une lourde maintenance par une solution de téléphonie virtuelle cloud et dématérialisée. Nous avons demandé au cabinet Forrester Consulting de déterminer l'impact financier sur les entreprises ayant décidé d’utiliser la solution VoIP Aircall. Les résultants sont sans appels : 

• Économies réalisées la première année : 72 403$

• Économies réalisées la deuxième année : 91 783$

• Économies réalisées la troisième année : 103 258$

Avec de telles économies (aussi bien sur le plan du management qu’opérationnel), comment les réinvestiriez-vous stratégiquement ?  Un nouveau plan commercial ? Une formation des équipes ? D’avantage de R&D ? Le développement de nouveaux produits ?

Vous l’aurez compris, une bonne transition digitale réussie génère de nombreuses économies, qu’il est important d’avoir en tête pour poursuivre (ou reprendre) le développement de l’entreprise sur le long terme.

Votre objectif : atteindre l'optimisation digitale maximale

La transformation numérique des PME se résume à un objectif important : atteindre la “maturité” digitale. Cette optimisation numérique vous permet ainsi de mieux accompagner vos clients existants mais aussi (et surtout) d’acquérir de nouveaux clients.

Mais cette maturité digitale ne se fait pas en un jour. Avant d’avoir l’ensemble de vos outils et process numérisés, il faudra prendre les étapes une par une tout en établissant une vision commune et stratégique avec l’ensemble des acteurs dirigeants de l’entreprise.

Une fois tout le monde sur la même longueur d’onde, les PME doivent s'engager vers cette maturité numérique, leur permettant de se démarquer rapidement de leurs concurrents, souvent encore timides sur cet aspect.

Dans une étude, Deloitte a d’ailleurs constaté que les entreprises ayant atteint cette maturité digitale atteignent plus facilement leurs objectifs, notamment sur : 

• la satisfaction clients

• la qualité des produits

• Performance commerciale à long terme

• la marge brute

 "La transformation numérique consiste à la fois à faire les anciennes choses en mieux, plus rapidement et moins cher, mais aussi à faire de nouvelles choses qui n'étaient pas possibles auparavant. Les économies de coûts et cette nouvelle efficacité sont les fruits de la transformation digitale." - Deloitte: Uncovering the connection between digital maturity and financial performance

Voici pourquoi la transformation digitale est si importante pour les PME. Se détacher des concurrents pour se frotter à des acteurs plus importants nécessite de faire bouger les choses en interne, et ce dans tous les domaines clés. Et cultiver un état d'esprit "économiser pour se développer" basé sur la maturité numérique est l’orientation la plus rentable et stratégique que peut prendre une PME.Le mot de la fin : trois manières de réduire les coûts fixes

S'il y avait une chose à retenir pour les PME ambitieuses : la maîtrise des coûts de fonctionnement quotidiens permet de libérer les ressources nécessaires à la croissance. Et la transformation digitale du management, des opérations et de la stratégie permet de mieux répartir le contrôle des coûts au sein de l'entreprise.

Si vous êtes un dirigeant de PME et que vous prônez le changement (numérique), voici les 3 arguments pour convaincre sur l’efficacité et la rentabilité d’une transformation digitale  :

Les “3 R” :
Réduire
Remplacer
Repenser

Réduire les coûts à court terme : chaque petit geste compte

Commencez par investir dans des outils pour réaliser des réductions de coûts à court terme et qui ne changeront pas (ou peu) le management, les plans stratégiques ou opérationnels.

Remplacer : remplacer l'ancien par le nouveau.

Une fois que vous avez prouvé l’efficacité des réductions de coûts de la transformation digitale à court terme, ciblez des économies plus importantes et à moyen terme en remplaçant les anciennes technologies par des alternatives numériques moins coûteuses.

Repenser : il est temps de viser de plus grandes réductions de coûts

À ce stade de votre plan vers la maturité numérique, vous devriez déjà avoir constaté des réductions de coûts conséquentes et chiffrables à court et moyen terme. Il est maintenant temps de viser des économies plus importantes. Cela implique des changements stratégiques pour une meilleure efficacité d’ensemble. En effet, pour réduire les coûts à long terme, il peut être question de revoir l'architecture technologique, les process et même les modèles opérationnels à tous les niveaux.

Publié le 10 janvier 2023.