Quel système de téléphonie choisir pour votre association ?

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L’un des enjeux principaux de toute association ou organisation à but non lucratif est de communiquer efficacement avec ses membres, bénévoles ou adhérents, mais aussi de sensibiliser le plus grand nombre de personnes possible à sa cause. Quelle que soit la taille de votre association, la mise en place d’un système de téléphonie efficace a une importance primordiale pour la gestion de votre association.

Pourquoi est-il important de bien penser vos besoins en téléphonie dès le début de votre projet associatif ? Comment faire le bon choix pour le système de téléphonie de votre association ou organisation à but non lucratif  ? Comment mettre en place une gestion optimale de votre communication associative ?

Dans cet article, nous vous livrons nos conseils et bonnes pratiques pour assurer une communication efficace au sein de votre association grâce à la téléphonie VoIP.

Pourquoi la téléphonie est déterminante pour votre association
Avantages de la téléphonie IP pour les associations
Comment créer votre ligne téléphonique d’association ?
Aircall pour les associations

Pourquoi la téléphonie est déterminante pour votre association

Le téléphone joue un rôle déterminant dans la gestion et la communication de votre association. Il convient d’identifier les fonctions clés de la téléphonie au sein de votre association ou organisation à but non lucratif afin de choisir un système de téléphonie efficace et adapté à votre structure.

Accueil téléphonique des personnes intéressées par votre association

Aujourd’hui, de nombreux moyens de communication sont mis à disposition de votre association pour favoriser les échanges avec votre public cible. Les réseaux sociaux ou les mails sont d’excellents moyens de communiquer avec les personnes intéressées par votre association, mais dans la majorité des cas le téléphone reste le canal privilégié pour contacter une association et obtenir des informations. L’accueil téléphonique de votre association ne doit donc pas être pris à la légère.

Favoriser la communication interne de l’association

Le bon fonctionnement de la vie associative dépend d’une communication efficace en interne entre la direction et ses membres. Piloter efficacement les actions, fédérer les membres autour d’un projet, favoriser la collaboration entre les adhérents pour la préparation d’un événement… La communication interne fait partie intégrante de la gestion associative et le téléphone joue un rôle important dans cette étape. Il existe des logiciels de gestion pour association qui gèrent les échanges par emails, agenda, intranet et d’autres bons outils, mais rien ne remplace le contact immédiat d’une conférence téléphonique pour avancer sur un projet.

Réaliser des campagnes d’appel aux dons

Quelle que soit votre zone d’action (communale, régionale, nationale ou internationale), la recherche de financement pour soutenir votre association est indispensable pour faire perdurer vos actions dans le temps. Que vous ayez une base de donateurs existante ou non, la prospection téléphonique est l’un des moyens les plus efficaces pour sensibiliser les donateurs à votre cause.

Relance téléphonique d’anciens bénévoles

Une association ne peut exister sans ses bénévoles et membres actifs. Vous avez de nouveaux projets pour développer votre association mais vous manquez d’effectifs ? Si vous disposez d’une base de contact de vos anciens bénévoles, vous pourrez l’utiliser pour reprendre contact avec d’anciens membres et les recruter pour vos actions à venir. Garder le contact avec vos membres “inactifs” vous permettra de mieux anticiper vos futures campagnes.

Call center pour associations

De nombreuses associations proposent un service d’aide téléphonique pour offrir leur assistance à des personnes dans le besoin. Il est donc essentiel de choisir une solution de téléphonie capable d’assumer ce besoin en interne si l’on ne souhaite pas avoir recours à des call center externalisés.

Avantages de la téléphonie IP pour les associations

De plus en plus d’associations et organisations à but non lucratif ont désormais recours à la VoIP ou téléphonie sur IP plutôt que de faire appel aux offres de téléphonies classiques. La VoIP (de l’anglais Voice Over Internet Protocol) permet de passer et recevoir des appels via une connexion Internet, indépendamment du réseau téléphonique classique dit « commuté ». Cette nouvelle technologie offre de nombreux avantages aussi bien pour les entreprises que pour les associations. Voyons ensemble les principaux bénéfices de la téléphonie VoIP pour les associations.

Réduction des dépenses télécoms de l’association

Alors que les associations et organismes à but non lucratif doivent souvent mener leurs actions avec un minimum de ressources, la téléphonie VoIP est une excellente alternative aux systèmes téléphoniques classiques car elle ne nécessite aucun investissement ni achat de matériel : une connexion Internet suffit. Les offres de téléphonie VoIP fonctionnent pour la plupart sur la base d’un abonnement mensuel par utilisateur. Il est alors très simple d’adapter son abonnement en fonction des besoins de l’association à un instant T. Votre entreprise peut donc réaliser des économies sur les frais d’installation et de maintenance mais aussi sur les coûts de communication, ce qui représente un avantage significatif à long terme.

Mise en place d’un call center pour associations

Une solution de téléphonie VoIP vous permettra de mettre en place un call center pour votre association en quelques heures seulement et de suivre l’évolution des appels en temps réel afin de répondre au mieux aux pics d’affluence téléphonique. Vous pourrez paramétrer votre serveur vocal interactif et distribuer efficacement les appels entre vos membres et bénévoles disponibles pour assurer la permanence téléphonique de votre association.

Découvrez comment Solidarité-Numérique.fr a mis en place son call center avec Aircall.

Collecte de fond plus efficaces

Certains fournisseurs de téléphonie VoIP proposent des fonctionnalités avancées telle que la numérotation automatique d’appels pour être plus efficace lors de vos collectes de fond et recherche de financement ou partenariat. Il vous suffit de créer une liste de contacts et de lancer une campagne d’appels sortants auprès de potentiels donateurs et partenaires financiers.

Si votre association utilise un logiciel CRM, vous pourrez mettre à profit toutes les informations de vos contacts pour améliorer vos conversations téléphoniques avec vos donateurs et être plus efficaces dans vos campagnes de collecte de fond, sans tâtonner entre vos feuilles de calcul Excel pendant vos appels. L’intégration du CRM de votre association à votre solution de téléphonie vous fera gagner un temps précieux sur vos tâches opérationnelles.

Flexibilité et travail à distance

Lorsque les dirigeants ou bénévoles ne peuvent pas se rendre au siège de l’association ou lorsqu’ils sont sur le terrain, il est parfois difficile de maintenir la continuité du standard téléphonique. Et si vous pouviez être joignable sur le numéro direct de l’association que vous soyez au bureau, à la maison ou sur le terrain ? La téléphonie IP vous permet de recevoir et passer vos appels depuis votre ligne directe où que vous soyez. Vous ne perdez donc plus aucun appel de potentiels bénévoles ou donateurs.

Formation des bénévoles

Certaines missions que vous confiez à vos bénévoles peuvent nécessiter une phase de formation, notamment si votre association propose une assistance téléphonique. Vos nouveaux bénévoles devront être formés à la meilleure façon d’écouter et de conseiller les personnes qui feront appel à vous. Les solutions de téléphonie offrant la possibilité d’écouter et guider en direct vos bénévoles pendant d’un appel faciliteront la formation des nouveaux membres de votre association, même à distance.

Évolutive et flexible, la téléphonie sur IP s’adapte parfaitement aux besoins des associations, quelle que soit leur taille, et constitue un excellent moyen de bénéficier d’un standard téléphonique avancé et performant tout en limitant les coûts.

Comment créer votre ligne téléphonique d’association

Comme nous venons de le voir, la téléphonie constitue un élément essentiel dans la gestion d’une association. L’ouverture d’une ligne téléphonique doit donc figurer en tête de vos priorités si vous vous lancez dans un projet associatif.

Voici quelques conseils pratiques pour mettre en place rapidement votre standard téléphonique d’association avec la téléphonie sur IP :

1. 1. Créez un numéro dédié à votre association. Ce point peut sembler évident, mais lorsqu’on se lance dans un projet associatif, on peut être tenté d’utiliser son numéro personnel pour démarrer. Il est important pour la crédibilité de votre organisme d’obtenir un numéro qui lui est propre. Un numéro de téléphone clair dans l’esprit de vos adhérents et partenaires facilitera la communication de votre association.

2. 2. Ajoutez les membres actifs de votre association et constituez des équipes si nécessaires pour assurer une gestion optimale des appels entrants.

3. 3. Personnalisez la messagerie de votre standard téléphonique : votre message doit être clair et proposer des informations actualisées concernant vos prochaines actions. Veillez à ce que tous les messages et demandes d’informations soient traités dans un délai raisonnable.

4. 4. Créez un serveur vocal interactif pour gérer vos flux d’appels entrants sur votre centre d’appel.

5. 5. Connectez le logiciel CRM de votre association à votre solution de téléphonie pour une gestion optimale de vos actions associatives.

Aircall pour les associations

Spécialiste de la téléphonie d’entreprise hébergée sur le Cloud, Aircall accompagne également de nombreuses associations et organisations à but non lucratif au quotidien.

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Publié le 20 avril 2020.