Que le télétravail soit une pratique régulière ou qu’il vous soit imposé temporairement par votre entreprise, les solutions de téléphonie cloud offrent une grande flexibilité qui permet aux équipes de travailler à distance sans perdre leur productivité.
Travailler à la maison nécessite de mobiliser les moyens nécessaires, d’instaurer une bonne communication entre vos équipes et de vous équiper des bons outils. S’habituer au travail à distance peut certes demander du temps, mais les équipements professionnels actuels s’y prêtent très bien. Les outils conçus pour mieux communiquer et être plus productif ne manquent pas.
C’est le cas de la solution de téléphonie cloud Aircall qui aide les équipes à rester connectées et performantes, même lorsqu’elles travaillent à distance.
Voici 4 fonctionnalités clés de notre solution de téléphonie VoIP pour faciliter la vie de vos équipes en télétravail :
1. Télétravail en équipe avec les fonctionnalités collaboratives
Dans un bureau classique, lorsqu’on se trouve en difficulté au téléphone avec un client, on peut facilement demander de l’aide à un collègue et trouver une solution ensemble. Mais en télétravail, il est beaucoup moins évident de poursuivre cet échange. Les flux de travail dissociés et les horaires flexibles risquent parfois d’isoler certains collaborateurs.
Avec la téléphonie cloud, vos équipes continuent à travailler ensemble grâce à des fonctionnalités collaboratives telles que le journal d’appels partagé, les tags et les commentaires d’appels. Le journal d’appels partagé rassemble tous vos appels en une même liste commune pour traiter les appels en équipe et établir un flux de travail clair. Les tags et commentaires facilitent la communication entre les membres d’une équipe en rappelant les informations clés d’un appel, et leur offrent plus de contexte avant même de prendre l’appel.
De plus, Aircall rend très facile le transfert d’appels pour de meilleures transitions entre collaborateurs : le transfert peut être classique ou avec accompagnement pour prendre le temps de transmettre des informations clé à la suite du traitement de l’appel.
Si l’un des collaborateurs n’est pas disponible immédiatement pour prendre une communication, il suffit de lui assigner l’appel en lui laissant toutes les informations nécessaires. Celui-ci apparaîtra dans sa liste d’appels à traiter avec tout le contexte dont il a besoin pour une résolution plus rapide.
2. Concilier vie pro et vie perso avec la permanence téléphonique
Avec le télétravail, les frontières entre la sphère privée et professionnelle ont tendance à se brouiller. Surtout si c’est la première fois que l’on travaille à distance. Dès lors que notre bureau et notre espace de vie ne font qu’un, il est difficile de savoir où se termine le travail et où commence la vie personnelle. Cela peut engendrer stress et confusion chez les collaborateurs les moins habitués.
Aircall est là pour les aider à garder le cap et permettre aux responsables de ménager leur équipe grâce à la fonctionnalité de permanence téléphonique. Chaque membre d’une équipe a la possibilité d’ajuster ses horaires de disponibilité afin d’assurer un roulement adapté, sans créer de stress supplémentaire. En tenant compte de la disponibilité de chacun des collaborateurs, vous pourrez également établir un meilleur accueil téléphonique pour vos clients.
3. Manager les équipes à distance avec la supervision d’appels
Le manque de visibilité est l’un des inconvénients que les managers redoutent le plus avec le télétravail. Pour qu’une entreprise fonctionne sur le long terme, il faut pouvoir demander des comptes à ses équipes. C’est d’autant plus vrai en télétravail, lorsque les managers n’ont pas la possibilité d’intervenir en personne.
Le tableau de bord en temps réel d’Aircall aide les managers à suivre leur activité d’appel et les performances de leur équipe. Il offre une vue d’ensemble des agents en cours de communication, des agents disponibles et même du temps d’attente des clients en temps réel.
Cette visibilité est une source d’informations clé qui permet aux managers de prendre les meilleures décisions pour accompagner leur équipe. Parmi les meilleurs outils de management à distance, la supervision d’appels permet d’assurer la qualité des conversations téléphoniques entre vos agents et vos clients. Par exemple, si vous constatez qu’un agent rencontre des difficultés sur certains types d’appel client, vous pouvez lui venir en aide et l’encadrer davantage grâce à l’écoute discrète : intervenez en direct dans une conversation téléphonique sans que l’interlocuteur ne s’en aperçoive.
Besoin de former de nouveaux arrivants à distance ? Aircall facilite l’accueil et la formation en ligne des nouvelles recrues. Vous pouvez ajouter des utilisateurs, créer des équipes et configurer votre serveur vocal interactif à distance.
4. Synchronisez les informations grâce à la téléphonie CTI
Le dernier point essentiel pour rendre votre équipe efficace en télétravail est de vous assurer que vos outils sont connectés. Du CRM de l’entreprise au Helpdesk, connecter votre standard téléphonique à vos outils business vous permet de stocker toutes vos informations au même endroit, de synchroniser vos contacts et de bénéficier de toutes les données pertinentes provenant de tous vos outils à tout moment. Vos équipes restent en phase même en travaillant à distance.
Aircall vous offre la possibilité d’optimiser les flux de travail de vos équipes grâce à plus de 50 intégrations disponibles au sein de sa marketplace. Connectez simplement votre téléphonie d’entreprise à tous vos outils métiers en quelques clics.
Publié le 30 mars 2020.
