En matière de relation client, la réalité est souvent plus complexe que la théorie : même si vous essayez de traiter un maximum d’appels entrants, vous ne pouvez pas tous les prendre en charge. Alors, quand vous ne pouvez pas décrocher, une solution de messagerie vocale efficace doit pouvoir prendre le relai. Elle vous permettra de tenir informés vos interlocuteurs et de détecter (et partager) les actions urgentes à traiter. Un bon outil de messagerie vocale n’est donc pas une simple “boîte vocale”, mais un véritable dispositif vous permettant de résoudre les demandes urgentes et de clôturer les deals plus rapidement.
Voici un petit tour d’horizon de cette fonctionnalité, de ses avantages et des opportunités qu’elle offre qui sont encore trop souvent méconnues. Il est bon d’en tenir compte lors de la recherche de la bonne solution téléphonique, notamment dans le cas des petites et moyennes entreprises.
Vous découvrirez aussi certains retours de nos clients pour qui notre outil de messagerie vocale est devenu indispensable.
Voici comment vos équipes support peuvent tirer profit de la messagerie vocale.
Trois raisons pour lesquelles nos clients ont adopté la messagerie vocale d'Aircall
Facile à utiliser
Pour commencer, votre messagerie vocale doit être pratique et simple à utiliser, tant pour votre équipe que pour les clients (ou prospects) qui vous appellent.
Chez Aircall, nous avons conçu la messagerie vocale la plus intuitive possible afin que vos collaborateurs puissent traiter les messages facilement
En effet, depuis votre interface Aircall, les messages vocaux apparaissent dans les tâches, ainsi que dans votre journal d'appels et votre tableau de bord. Ils peuvent ensuite être écoutés d'un simple clic ! Et pour encore plus de visibilité, vous pouvez aussi configurer vos notifications par e-mail. Soyez tranquille, vous ne passerez à côté d'aucune notification !
Mais ce n’est pas tout : il est aussi possible d'intégrer facilement vos messages vocaux dans vos workflows existants. Vous ne perdrez ainsi plus de temps à rattraper les messages manqués ! En intégrant vos messages vocaux à vos outils business comme votre CRM par exemple, vous pouvez écouter vos messages d'appels manqués directement depuis votre tableau de bord. En plus, vous n’aurez plus besoin de changer d'application pour piloter vos appels et messages entrants.
“C'est la première fois que j’utilise une solution téléphonique qui dispose d'une messagerie vocale aussi facile à utiliser. Vous pouvez facilement écouter les messages vocaux et séparer les clients que vous devez rappeler des appels involontaires”
Blair Redfern, responsable du service client chez Spaceship.
Concentrez-vous sur ce qui compte le plus : vos clients.
Vos clients et prospects vous appellent pour une raison précise : ils ont un problème ou une demande que vous allez devoir résoudre. Votre messagerie vocale fait donc partie intégrante de votre process de résolution et d’accompagnement.
Alors, pour offrir une expérience optimale à vos prospects, pré-enregistrez des messages qui leur apporteront des réponses adaptées aux différentes situations. Ainsi, si une personne essaie de vous joindre en dehors de vos horaires de travail, vous avez la possibilité de créer un message personnalisé en mentionnant les heures d’ouvertures (sans oublier de préciser que vous la rappellerez dès que possible).
Et quand toute votre équipe support est déjà en ligne, vous pouvez créer un message dédié pour les informer de la situation. Ces messages pré-enregistrés peuvent donc vous aider à mieux communiquer avec vos clients et prospects, quel que soit le moment ou la situation.
"Le fait de pouvoir laisser un message vocal et d'être rappelé est très important pour nous. Nous pouvons ensuite rappeler nos clients dans l'heure et ainsi leur offrir une meilleure expérience"
Blair Redfern, responsable du service client chez Spaceship.
La transcription intégrée simplifie et accélère la récupération des informations clés.
En période de forte activité, qu'il s'agisse d'un pic saisonnier ou de croissance, il est possible que les messages vocaux s'accumulent. Pas de panique ! Grâce à la transcription des messages vocaux basée sur l'IA d'Aircall, vous pouvez facilement et rapidement identifier les informations clés et les partager avec vos collaborateurs les plus à même de les traiter.
Évitez la transcription manuelle des messages vocaux ! Vos équipes n'ont pas forcément le temps pour ces tâches répétitives et chronophages. Confiez-les à notre outil de transcription dont la technologie est basée sur l’IA. Il transcrit une minute d'audio en seulement neuf secondes ! Et en plus, vos transcriptions se synchronisent directement avec votre CRM ce qui vous permet de classer facilement ces informations clés dans l’historique client sans devoir jongler entre plusieurs outils.
Vos équipes peuvent ainsi mieux comprendre les besoins de vos clients, même lorsqu’elles ne sont pas en mesure de les contacter ou de répondre à leur appels.
En bonus : ces messages vocaux retranscrits constituent de puissantes ressources qui vous aideront à améliorer le traitement du service client ou vos argumentaires de vente. Mais ce n’est pas tout, ils sont aussi d’excellents cas pratiques pour former les nouveaux collaborateurs qui rejoignent l’équipe.
Optimiser le pouvoir de la voix
Chez Aircall, nous sommes convaincus que la voix est le mode de communication à privilégier pour créer de vraies interactions avec les clients. Elle permet d'établir une vraie relation personnalisée générant davantage de ventes, de satisfaction client, ainsi que des équipes plus engagées en interne.
Cependant, il arrive que l'on ne parvienne pas toujours à établir de lien avec un client (impossibilité de répondre au téléphone par exemple). Pour ces moments-là, vous avez besoin d'une solution de messagerie vocale performante qui puisse prendre le relai. Une solution simple et efficace, qui indique à vos clients que vous avez bien pris en compte leur demande et que vous les rappellerez le plus vite possible. Vous pouvez alors rattraper rapidement vos appels manqués et ne passer à côté d’aucune demande ou lead entrant.
Aircall vous accompagne !
Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment les différentes fonctionnalités d'Aircall vous aideront à optimiser vos process et développer votre activité.
Publié le 30 mai 2023.
