Les avantages du télétravail ne sont plus à démontrer pour les employés et les dirigeants d’entreprise en prennent de plus en plus conscience. Mais le sujet du management des équipes à distance reste une zone d’ombre pour la plupart des responsables d’équipes et managers qui voient de plus en plus de leurs effectifs opter pour cette nouvelle pratique de travail plus flexible.
Une question se pose donc naturellement pour les managers d’équipes en télétravail : comment satisfaire cette demande croissante de flexibilité de la part des collaborateurs sans compromettre la productivité et les performances de l’équipe ?
Pour répondre à cette question, nous avons rassemblé pour vous sept points essentiels pour un management à distance efficace des équipes en télétravail.
Favoriser la communication en télétravail
La communication est l’élément essentiel qui permet à une équipe de rester productive en télétravail. Cependant, il est plus difficile de communiquer avec quelqu’un qui n’est pas à côté de vous. Sur le lieu de travail, beaucoup d’échanges se font dans des contextes très informels : on pose une question à un collègue au sujet d’un e-mail en allant chercher son café, on apprend l’existence d’une nouvelle fonctionnalité sur un logiciel en discutant autour d’un café. Ces échanges permettent également de déléguer des tâches plus facilement, de suivre l’avancée de projets divers, voire même de réfléchir à de nouvelles idées.
« La créativité émane d’échanges spontanés, de conversations banales. On croise quelqu’un, on lui demande ce qu’il fait, on se dit « waouh » et les idées se mettent à bouillonner ». – Steve Jobs –
Ces échanges ponctuels, qui peuvent sembler sans importance, aident à mieux connaître ses collaborateurs. Il est donc essentiel de favoriser les échanges entre les personnes qui travaillent à distance.
Les membres d’une équipe peuvent échanger facilement grâce à des outils collaboratifs comme Slack ou Microsoft Teams, sans avoir besoin de rédiger un e-mail. Organiser des visioconférences est aussi un excellent moyen de mettre tout le monde au même niveau lors des réunions. Le simple fait de voir vos collègues crée du lien et facilite la communication grâce au langage corporel. Les fonctions de partage d’écran fournissent un support visuel à tous les participants et donnent à chacun le sentiment d’assister à une même présentation. L’association de tous ces éléments assure une communication plus efficace et un gain de productivité.
Choisir les bons outils pour travailler à distance
En tant que manager, il est important de s’assurer que tous les collaborateurs qui travaillent à distance aient à leur disposition les bons outils pour assurer leurs tâches quotidiennes. Mais il faut également pouvoir compter sur des logiciels performants qui permettent de piloter l’activité des équipes en télétravail.
Les logiciels de management à distance ne sont plus réservés aux spécialistes qui savent superviser des milliers de tâches en même temps. Les applications de gestion de projet telles que Trello ou Monday.com sont à la portée de tous pour suivre l’avancée des tâches et aider son équipe à évaluer sa progression.
Si vous vous apercevez qu’un collaborateur rencontre des difficultés sur une tâche spécifique ou qu’il met plus de temps à la réaliser que d’habitude, vous pouvez intervenir et démarrer une conversation avec lui. Et ce, qu’importe la distance.
Définir clairement les objectifs et KPIs
Manager à distance des équipes en télétravail implique de définir des objectifs clairs. Chaque membre de l’équipe doit avoir une vision précise des résultats qui sont attendus de lui. La méthode à adopter pour gérer des équipes en home office est de définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis) pour que vous et votre équipe puissiez avoir une vision commune. Lorsque les objectifs sont réalisables, les employés peuvent mesurer leur avancement, assurer le suivi des livrables et savoir parfaitement où ils en sont.
Une équipe qui travaille à distance a souvent une approche tournée vers les résultats. C’est pourquoi il peut être utile de fixer en priorité des KPIs très précis, pour permettre aux collaborateurs de garder toute leur motivation en télétravail d’une part et au manager de pouvoir évaluer plus facilement les performances des équipes et les challenger sur leurs résultats si nécessaire.
Adapter les pratiques managériales
Les espaces de travail classiques permettent aux directeurs de suivre l’évolution de leurs employés et de faire régulièrement le point pendant la journée. Cependant, lorsque vos collaborateurs sont à distance, cette tâche devient plus compliquée.
Apprendre à gérer des équipes à distance tout en continuant à travailler efficacement est l’un des principaux ingrédients de la productivité. Il n’est pas toujours évident de savoir dans quelle mesure il faut intervenir ou s’il est préférable de s’abstenir. La plupart des managers vous le diront, demander des comptes à ses employés sans devenir pénible est un équilibre difficile à trouver.
Même si certaines équipes fonctionnent très bien avec un minimum de suivi, le risque qu’elles se sentent isolées et détachées du travail global de l’équipe existe. Si les membres d’une équipe n’ont pas l’occasion de faire régulièrement le point tous ensemble, cela pourrait engendrer une mauvaise communication et en exclure certains. Et des sujets que l’on pourrait éclaircir en quelques minutes finissent par rester obscurs pendant des semaines. Échanger avec son équipe en cas de difficultés, (et même avant que les choses ne se compliquent, si possible), et ce malgré la distance, reste la meilleure manière de l’accompagner dans la bonne direction.
Mais attention : trop de supervision et vous risqueriez de passer dans la catégorie des micro-managers. D’abord, tout contrôler à distance relève presque de l’impossible. Mais cela peut également très vite nuire à la motivation et au moral de votre équipe. L’autonomie et la prise de décisions sont des qualités indispensables à toute personne en télétravail. En surveillant les moindres faits et gestes de vos collaborateurs, vous montrez que vous ne leur faites pas confiance.
La meilleure chose à faire est de trouver un terrain d’entente avec votre équipe. Proposez votre aide et rappelez que vous restez disponible en cas de doute. Organisez des conférences téléphoniques régulières pour passer du temps auprès de vos collaborateurs et suivre l’évolution des objectifs et des projets. Montrez votre implication en planifiant si possible des réunions en face-à-face (même virtuelles) afin de mieux anticiper les difficultés.
Les points réguliers évitent de laisser des problèmes en suspens, de ne pas terminer des projets dans les temps et de rompre la communication au sein d’une équipe.
Continuer la formation des équipes à distance
Apprendre sur le tas. C’est une solution qui convient parfaitement au manager débordé que vous êtes. Mauvaise nouvelle : c_ela ne fonctionne pas._
Très souvent, négliger la formation de ses employés entraîne de mauvais résultats : plus d’erreurs, une perte de motivation et un turn over plus important dans certains cas. Le manque de formation ou une formation inadaptée risque de provoquer le mécontentement des employés et de coûter cher à long terme.
Le télétravail n’est pas incompatible avec la formation des agents et collaborateurs. Le développement des compétences contribue à rendre vos collaborateurs plus efficaces à distance. À défaut de travailler dans un espace convivial et entourés de collègues, la formation leur permettra au moins de se sentir plus impliqués dans l’entreprise.
La formation à de nouvelles techniques aidera votre équipe à rester au fait de l’évolution des exigences de l’industrie et facilitera la collaboration au sein de votre équipe. Vous garderez une longueur d’avance et pousserez chacun à se perfectionner.
Valorisez les bons résultats de vos télétravailleurs
Nous aimons que notre travail soit reconnu et récompensé. C’est dans notre nature. En prenant le temps d’apprécier la contribution de vos collaborateurs, vous faites bien plus que flatter leur égo. Il a été démontré que cela augmente la productivité individuelle, la satisfaction au travail, la loyauté et la durée d’engagement du personnel.
Cependant, on peut très facilement se laisser dépasser par le stress et les tâches quotidiennes et oublier de remercier ceux qui font un excellent travail. Tous les responsables d’équipes devraient en faire une priorité. Le manque de reconnaissance démotive les employés. Cela risque non seulement d’affecter le moral, mais aussi la productivité de toute l’équipe.
Il faut parfois du temps pour apprendre à apprécier et valoriser les personnes dans le monde du travail. Mais c’est un atout indispensable à tout manager. Un feedback attentionné et constructif au bon moment est la base de toute relation professionnelle qui fonctionne. Du simple « merci » à la plus belle des récompenses, il n’y a pas de petit geste pour saluer le travail de votre équipe.
Le télétravail : à quelle fréquence ?
La pratique du télétravail se généralise dans les entreprises et c’est une nouvelle habitude professionnelle à ne pas sous estimer en tant que manager ou dirigeant d’entreprise. Il faut réfléchir à la façon dont réaliser la transition entre le travail dans les bureau et le travail à la maison. Certaines entreprises imposent des horaires à leurs télétravailleurs, d’autres choisissent de laisser à l’employé la liberté de gérer son temps et de s’organiser comme ils le souhaitent.
Pour la majorité, le meilleur compromis entre ces deux façons de travailler semble être le suivant : 1 à 2 jours par semaine à distance et le reste du temps dans les bureaux de l’entreprise.
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Le télétravail offre beaucoup d’avantages et de libertés aux employés. Mais il implique également une excellente organisation et des responsabilités de la part du manager. En vous posant les bonnes questions au moment de structurer votre équipe, vous éviterez de tomber dans les pièges les plus fréquents et aiderez votre équipe à gagner en productivité.
Publié le 7 mars 2019.
