Le secret pour créer un lieu de travail hybride Partie II : Créer un lieu de travail fondé sur la collaboration

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Cet article fait partie de notre série sur la création d’un lieu de travail hybride ultime. Découvrez ce qu’est un lieu de travail hybride et comment embaucher des employés hybrides.

Les entreprises qui ont intégré avec succès des espaces de travail hybrides dans leurs modèles économiques enregistrent un retour sur investissement trois fois supérieur.

Qu’est-ce qui fait le succès d’un lieu de travail hybride ? La collaboration.

Selon McKinsey : « Les entreprises saines mettent l’accent sur la libre circulation des informations (partage des connaissances, transparence sur la performance) ainsi que sur des pratiques telles que la clarté des rôles et la discipline opérationnelle. »

Comment créer un lieu de travail hybride fondé sur la collaboration ?

1. Faites confiance aux employés

Le travail hybride signifie que vous et les autres dirigeants aurez moins de visibilité en ce qui concerne vos employés. Vous ne pouvez plus les observer au milieu de leur travail ou tenir une conversation informelle fortuite pour prendre de leurs nouvelles.

Par conséquent, vous devez faire davantage confiance à vos employés pour qu’ils effectuent le travail dans les délais requis et en suivant les normes. Toutefois, pour instaurer la confiance, vous devez créer un système qui favorise la sécurité et la responsabilité. Voici comment :

• Faites des contrôles réguliers afin de voir comment votre employé se porte, tant sur le plan personnel que professionnel. De cette façon, vous commencez à ouvrir une ligne de communication qui permet la collaboration.

• Indiquez clairement aux employés ce que vous attendez d’eux à la fin d’une journée ou d’une semaine.

• Programmez des activités de renforcement de l’esprit d’équipe auxquelles les travailleurs au bureau et à distance peuvent participer.

• Soyez disponible et réactif lorsqu’un employé souhaite vous contacter.

2. Optimisez les horaires

Dans un lieu de travail hybride, les employés ne travailleront probablement plus de neuf heures du matin à cinq heures du soir.

Au contraire, leurs horaires seront plus disparates et plus diversifiés. Veillez à optimiser les horaires de travail de vos employés et à utiliser un système qui permette une meilleure collaboration. Par exemple, les équipes qui ont des tâches individualistes peuvent travailler à domicile. Par contre, celles qui doivent collaborer à un projet doivent se présenter en personne pour un meilleur travail d’équipe. Vous pouvez également mettre en place des horaires décalés.

De cette façon, vous vous assurez que les membres de l’équipe travaillant sur le même projet peuvent travailler ensemble de manière efficace. En outre, vous mettez également tout le monde sur un pied d’égalité en permettant à chacun de faire l’expérience du travail à distance et du travail en personne tout en améliorant la culture de travail.

3. Formez les responsables à la gestion du lieu de travail hybride

La gestion d’un lieu de travail hybride nécessite un ensemble de compétences totalement différentes de celles du travail à distance ou au bureau. Les responsables doivent faire preuve de flexibilité dans la mise en œuvre de systèmes et de processus qui soutiendront et renforceront les deux types de travailleurs afin qu’ils puissent collaborer efficacement. En même temps, ils doivent être conscients des risques et des limites d’un lieu de travail hybride. Voici comment :

• Apprenez à reconnaître le biais de proximité en mettant en place des systèmes qui l’évitent, comme des indicateurs clés de performance qui mesurent le rendement des employés plutôt que le temps.

• Dirigez avec empathie en pratiquant l’écoute active et ne faites jamais de suppositions.

• Comprenez la situation de chaque employé et aidez-le à trouver des solutions pour des horaires et un environnement de travail plus propices.

• Facilitez le retour des employés au bureau. Il peut s’agir d’autoriser le travail à temps partiel au bureau, de mettre en place des mesures de distanciation sociale et des procédures sanitaires régulières.

4. Assurez-vous que la direction vous soutient

Un lieu de travail hybride vous oblige à réécrire les systèmes et les procédures de votre entreprise actuelle.

Ainsi, vous ne pouvez pas mettre pleinement en œuvre le travail hybride sans que l’équipe et les chefs d’entreprise le sachent et l’acceptent. Pour ce faire, assurez-vous de :

• Clarifier vos objectifs

• Les aligner sur les objectifs et la vision de l’entreprise

• Décrire les mesures concrètes que vous devez prendre pour que cela soit possible

Il est également efficace d’organiser des réunions de réalignement tous les trimestres afin de pouvoir examiner les stratégies de travail hybride qui ont été efficaces et celles qui doivent être améliorées.

5. Assurez-vous d’avoir les bons outils pour les employés en personne et à distance

Les travailleurs à distance doivent relever le défi supplémentaire de se procurer les bons outils qui leur permettent de travailler efficacement à domicile. Ils sont confrontés à une mauvaise connexion Internet, à des limitations technologiques et à d’autres outils de ce type qui sont facilement disponibles dans un bureau. En conséquence, ils se sentent souvent exclus du travail et délaissés en ce qui concerne les événements sociaux.

Une façon de résoudre ce problème est d’organiser des activités de renforcement de l’esprit d’équipe afin que les employés soient plus à l’aise pour interagir les uns avec les autres, même lorsqu’ils travaillent à distance. Une autre solution consiste à fournir des outils tels qu’un ordinateur portable d’entreprise et une allocation pour la connexion à Internet, que ce soit à domicile ou dans un espace de coworking à proximité.

6. Incorporez des opportunités sociales dans l’expérience à distance

L’un des inconvénients du travail à distance est que les travailleurs qui ne sont pas au bureau manquent de précieuses opportunités sociales. Une façon d’éliminer ce problème est d’utiliser des outils qui donnent accès à une messagerie privée entre collègues et une messagerie de groupe entre équipes. De cette façon, les employés peuvent interagir avec tout le monde sans avoir besoin de connecter le travail avec leurs comptes privés et personnels.

Une autre solution consiste à exploiter un logiciel qui dispose de salles de repos pour que les employés puissent continuer à avoir des conversations privées pendant les réunions. Il permet également aux employés d’organiser des activités brise-glace au début de chaque réunion afin d’établir de meilleures relations et de meilleures collaborations futures.

Exploiter les bons outils pour un espace de travail hybride entièrement collaboratif

L’espace de travail hybride est l’avenir du travail, car il permet de pallier les insuffisances des formules de travail en personne et à distance.

Cependant, un espace de travail hybride n’est pas exempt de faiblesses. Pour y remédier, encouragez une culture de la collaboration en donnant à vos employés les moyens d’agir et en leur fournissant les bons outils.

Aircall comprend les défis de la collaboration et de l’harmonisation des équipes avec divers environnements de travail, c’est pourquoi nous ne fournissons pas n’importe quel outil d’appel. Nous fournissons un outil d’appel qui vous permet d’enregistrer et de transcrire les réunions en temps réel afin d’obtenir une transparence totale, même si vous ne participez pas à la réunion. De plus, il dispose de fonctions d’heures d’ouverture qui aident les employés à maintenir un équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée tout en optimisant les horaires des employés. Avant tout, Aircall s’intègre à plus de 80 outils qui permettent d’améliorer la communication, de rationaliser les flux de travail des équipes et plus encore.

Vous voulez débloquer tout le potentiel de votre entreprise en intégrant un lieu de travail hybride à votre modèle économique ? Planifiez un appel avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider.

Publié le 14 septembre 2021.