Les 5 avantages de la transcription d’appels pour les équipes du service client

Prêt à déployer la téléphonie de votre entreprise ?

Découvrez la solution maintenant

Commencez

La transcription d’appels Aircall est une vraie révolution pour les équipes du service client. Quelques instants après avoir terminé un appel ou après la réception d’un message vocal, ces derniers sont disponibles en version texte grâce à une technologie basée sur l’IA développée par Aircall. L’équipe support peut ainsi accéder rapidement aux informations capitales d’une conversation et fournir une expérience client haut de gamme et personnalisée.

N'oublions jamais que vos clients sont au cœur de la réussite de votre entreprise. Or les accompagner le plus efficacement possible nécessite du temps. La fonctionnalité de transcription d’appels et messages vocaux Aircall vous permet d'économiser de précieuses heures en réduisant les tâches chronophages comme la prise de note, la rédaction manuelle des résumés d’appels ou la réécoute des enregistrements. Vous pouvez ainsi mieux accompagner vos clients et générer une meilleure satisfaction. 

Voici 5 avantages de la transcription d’appels pour vos équipes du service client.

Les avantages de la transcription d’appels pour les équipes du service client

Une expérience client améliorée

En réduisant les tâches répétitives et chronophages, la transcription d’appels et des messages vocaux permet à votre équipe de passer plus de temps sur ce qu’ils font de mieux : accompagner efficacement vos clients. Mais ce n’est pas tout, ils peuvent aussi mieux organiser les enregistrements retranscrits et retrouver plus rapidement une information importante sans passer des heures à les réécouter. Les temps d’attente et de résolution sont alors largement réduits et la satisfaction de vos clients est améliorée.  

Des workflows optimisés 

Sans les bons outils, votre équipe du service client peut parfois passer des heures à retranscrire des appels ou messages vocaux. Ce qui n’est ni agréable pour l’agent, ni efficace pour l’équipe. En éliminant cette étape, vos collaborateurs peuvent passer directement à l’étape suivante et accompagner davantage de clients. De plus, la transcription en version textes permet de mieux identifier les besoins urgents et donc de mettre en place les bonnes actions plus rapidement pour y répondre.

Meilleure Productivité 

La transcription d’appels fait gagner temps à vos employés et simplifie les process. Elle leur permet de se concentrer davantage sur les actions qui ont vraiment du sens. Cette technologie génère ainsi une meilleure productivité globale pour l’équipe. De plus, elle est idéale pour former et onboarder plus rapidement vos nouveaux collaborateurs avec de vrais exemples concrets et des bonnes pratiques. Elle permet aussi la mise en place d'une formation continue et efficace de l’ensemble de l’équipe.

Transcription multi-langues

La fonctionnalité de transcription Aircall est disponible en anglais et en français et très prochainement en espagnol et en allemand. D’autres langues seront ensuite ajoutées au fur et à mesure. Vous pouvez ainsi fournir un service client haut de gamme et optimisé dans plusieurs langues qui vous accompagne efficacement dans votre développement à l’international.

Analyse des retours clients

La transcription d’appels n’est pas seulement utile pour les clients qui bénéficient d’une meilleure expérience, elle l’est aussi pour vos collaborateurs ! En effet, elle est un excellent moyen d’analyser les commentaires de vos clients et de découvrir rapidement où l’un de vos agents à rencontré des difficultés, ou au contraire a excellé dans son accompagnement. Vous pouvez également utiliser ces retours clients pour améliorer votre formation interne, vos outils et vos process, afin de toujours améliorer votre service client en continu.

Comment mettre en place la transcription d’appels pour votre équipe service client ?

Cette technologie contribue à améliorer l’expérience client que votre équipe délivre au quotidien, mais comment choisir le bon outil de transcription d’appels et de messages vocaux ?

Voici les quelques questions à vous poser afin de choisir le bon logiciel de transcription d’appels :

• Dans quel cadre utiliserez-vous la transcription d’appels et des messages ?

• Quelles sont les fonctionnalités les plus importantes pour votre entreprise ? La transcription rapide et efficace grâce à l'IA ? L'intégration facile à votre solution téléphonique ? Un service de transcription multilingue ?

• Combien de personnes utiliseront la transcription d’appels ?

• Quel est votre budget ?

Les réponses à ces premières questions vous aideront à vous orienter vers le bon logiciel et le bon fournisseur de transcription. Il est très important de garder en tête que cet outil ne doit pas être utilisé indépendamment de vos autres solutions et qu’il doit pouvoir se connecter facilement à votre solution téléphonique, mais aussi à votre CRM ou à votre outil de ticketing. Ainsi, votre solution de transcription pourra utiliser facilement vos enregistrements d’appels et les organiser efficacement dans vos outils de suivi clients.

Comment tirer le meilleur de la transcription d'appels d'Aircall ? Voici les bonnes pratiques. 

La transcription d’appels permet à votre équipe du service client d’économiser un temps considérable, mais ce n’est pas le seul avantage.

Voici les bonnes pratiques pour tirer le meilleur de la technologie de transcription d’appels d’Aircall.

• Utilisez la transcription d’appels pour la formation continue :  les transcriptions d’appels regorgent de cas pratiques, de retours clients “type” ou de situations particulières pouvant être utilisés comme exemples concrets auprès de vos collaborateurs. À chaque cas particulier son accompagnement particulier : constituez un catalogue évolutif d’exemples concrets pour mieux former vos équipes en continu.

• Ne manquez plus aucun retour client : la transcription automatique d’appels Aircall vous permet d’enregistrer tout ce que vos clients ont à dire sur votre produit, service ou entreprise. Vous pouvez ainsi revenir vers eux plus rapidement et prendre en compte leurs remarques pour améliorer votre service client.

• Utilisez le temps gagné pour mieux accompagner vos clients : la transcription des appels et des messages permet d’analyser plus facilement le contenu des enregistrements, mais aussi de les classer et de les retrouver plus efficacement. Ce temps gagné permet à votre équipe de pouvoir passer davantage de temps sur l’accompagnement de vos clients.

• Gardez une trace de vos scripts en utilisant les To-do lists ou l’historique : les appels et les messages sont automatiquement enregistrés et retranscrits pour garder une trace de toutes vos interactions avec vos clients au même endroit. Ainsi, vous pouvez rechercher une retranscription directement dans votre historique d’appel, dans vos to-do lists, ou simplement depuis leur nom de contact ou leur numéro.
  

Améliorez votre service client dès aujourd’hui

Les avantages de la transcription Aircall sont nombreux et permettent à votre équipe du service client de gagner un temps précieux en évitant la retranscription manuelle et chronophage ou la réécoute des enregistrements. Vos collaborateurs peuvent retrouver plus facilement les informations clés d’une conversation et résoudre une demande client plus rapidement. Le service client est donc plus efficace et l’expérience client est améliorée. 

Et si votre entreprise se développe à l’international, les transcriptions automatiques des appels dans plusieurs langues sera un véritable atout pour votre équipe multilingue.

Mais ce n’est pas tout : vos enregistrements d’appels sont une véritable mine d’or d’informations et d’opportunités pour votre entreprise. Comme il n’est humainement pas possible de réécouter tous vos appels, laissez l’IA et la transcription automatique les analyser pour vous et aider ainsi vos agents à fournir une expérience haut de gamme et personnalisée.

Pour résumer, la transcription des appels grâce à l’IA génère une meilleure productivité, une meilleure expérience client, un onboarding simplifié, une aide à la formation continue et une meilleure connaissance de vos clients.
Pourquoi s’en priver ?

Essayez dès maintenant la transcription d’appels Aircall en programmant une démo ou en commençant votre essai gratuit en quelques clics.

Publié le 20 avril 2023.